Berbagai Jenis Surat Beserta Pengertian, Fungsi dan Ciri-Cirinya
Surat menyurat adalah salah satu sarana penyampaian informasi secara tertulis yang masih digunakan hingga saat ini. Jenis surat terdiri dari beberapa macam, tergantung pada isi, keamanan isi, jangkauan penggunaan dan berbagai segi lainnya. Berikut ini adalah penjelasan mengenai jenis surat yang ada.
Surat menyurat adalah salah satu sarana penyampaian informasi secara tertulis yang masih digunakan hingga saat ini. Apabila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam paparan, pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. Demikian pula yang terjadi di dalam surat.
Dan jika ditinjau dari fungsinya, surat merupakan suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan-kelebihan. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, dan sebagainya, akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
-
Apa saja yang perlu ditulis dalam surat lamaran kerja? Pastikan surat lamaran kerja yang baik harus singkat, jelas, dan profesional. 1. Tempat dan tanggal penulisan surat. 2. Kepada Yth. nama orang beserta gelar dan jabatannya atau perusahaan yang dituju. 3. Alamat lengkap perusahaan juga tidak boleh dilewatkan. 4. Salam pembuka. 5. Kata pengantar/pembukaan Saat menuliskan kata pengantar atau pembuka dalam surat lamaran kerja, cantumkan di mana Anda mendapatkan informasi mengenai lowongan kerja yang dibuka pada perusahaan yang Anda tuju. Baik dari surat kabar maupun internet, atau teman Anda. Sebutkan posisi jabatan pekerjaan yang Anda pilih jika dalam perusahaan tersebut membutuhkan banyak sekali karyawan baru. 6. Biodata pribadi Tuliskan nama lengkap Anda, tempat dan tanggal lahir, alamat lengkap, nomor telepon atau nomor handphone, E-Mail, Pendidikan (tidak wajib). Jika Anda ingin menulis latar belakang pendidikan Anda, tulis saja latar belakang pendidikan tertinggi Anda. 7. Pengalaman kerja dan kemampuan Anda Jika sebelumnya Anda pernah bekerja, tulisan pekerjaan Anda sebelumnya. Jika belum pernah bekerja (fresh-graduate) tidak usah. Tulis juga kemampuan Anda yang sekiranya dibutuhkan dalam perusahaan tersebut. 8. Penutup Tulislah bahwa Anda mempunyai keinginan besar agar diterima di perusahaan tersebut. Jangan lupa mengucapkan Terima kasih. 9. Lampiran surat lamaran kerja Agar perusahaan yang Anda tuju semakin yakin untuk menerima Anda, lampirkan juga hal-hal yang dapat menambah nilai Anda. Hal yang sebaiknya ada sebagai lampiran adalah: Pas foto (foto terbaru) Fotokopi KTP Daftar riwayat hidup Fotokopi ijazah terakhir Fotokopi sertifikat kompetensi (kursus atau pelatihan yang pernah Anda ikuti) 10. Hormat saya, (Tanda tangan dan nama lengkap Anda)
-
Bagaimana cara membuat surat lamaran kerja yang menarik perhatian HRD? Berikut adalah cara membuat surat lamaran kerja yang besar kemungkinannya dilirik HRD. Simak langkah-langkah membuat sampai tips mengirimkan surat lamaran kerja lewat email.
-
Bagaimana cara membuat surat lamaran yang baik? Contoh surat lamaran kerja untuk guru di bawah ini bisa coba Anda contoh. Contoh surat lamaran kerja yang baik dan benar harus sesuai dengan standar formal dan profesional. Format ini mencakup penggunaan bahasa yang baku dan ejaan yang tepat.
-
Bagaimana cara membaca doa pembuka rapat kerja? Berikut ini adalah kumpulan doa pembukaan rapat kerja, dilansir dari Liputan 6.
-
Siapa saja yang sering mengabaikan surat lamaran kerja? Salah satu alasan utamanya adalah karena Anda tidak memenuhi persyaratan yang diminta oleh perusahaan.
-
Mengapa surat lamaran kerja sangat penting ketika mencari pekerjaan? Surat lamaran kerja adalah salah satu hal yang sangat penting ketika Anda mencari pekerjaan. Surat ini adalah kesempatan Anda untuk menunjukkan kualifikasi, pengalaman, dan kepribadian Anda yang sesuai dengan posisi yang Anda lamar.
Jenis surat terdiri dari beberapa macam, tergantung pada isi, keamanan isi, jangkauan penggunaan dan berbagai segi lainnya. Maka dari itu, berikut ini adalah penjelasan mengenai jenis surat yang umum terdapat dan tersebar di kalangan masyarakat yang perlu diketahui.
1. Jenis Surat Berdasarkan Isinya
Jenis surat berdasarkan isinya dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:
- Surat pribadi, yaitu surat yang berisi masalah pribadi yang ditunjukan kepada keluarga, teman atau kenalan.
- Surat dinas/resmi, yaitu surat yang berisi masalah kedinasaan atau administrasi pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan oleh semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Karena sifatnya resmi, surat resmi harus ditulis dengan menggunakan bahasa ragam resmi. Contoh surat dinas/resmi diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan surat undangan rapat dinas.
- Surat niaga/dagang, yaitu surat yang berisi masalah perniagaan/ perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat niaga/dagang diantarannya adalah surat permintaan penawaran, surat penawaran jasa, surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang, dan periklanan
2. Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
©Shutterstock/YURALAITS ALBERT
Jenis surat berdasarkan keamanan isinya dibedakan menjadi empat, yaitu:
- Surat sangat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen/ naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan Negara. Surat tersebut ditandai dengan kode SR atau SRHS (Sangat Rahasia). Contohnya, yaitu dokumen dari Departemen Penerangan, dokumen dari Negara tetangga, dokumen di kalangan kemiliteran.
- Surat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Contohnya, yaitu surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DPPP).
- Surat terbatas, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh para pejabat tertentu. Surat tersebut harus dibahas, dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diinformasikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contohnya, yaitu hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan perjalanan.
- Surat biasa, yaitu surat yang berisi masalah biasa, bukan rahasia, yang bila diketahui oleh orang lain tidak meragukan lembaga atau pejabat yang bersangkutan. Contohnya, yaitu surat edaran, surat undangan, surat ucapan terima kasih, pengumuman, dan pemberitahuan.
3. Jenis Surat Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya
Jenis surat berdasarkan derajat penyelesaiannya dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:
- Surat sangat segera (kilat), yaitu surat yang isinya harus segera mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin diselesaikan atau ditanggapi. Contohnya, yaitu surat pemberitahuan tenaga penguji, surat tugas penyusun soal ujian, dan surat undangan rapat-rapat dinas.
- Surat segera, yaitu surat yang isinya harus segera diketahui dan ditanggapi. Contohnya, yaitu surat lamaran pekerjaan, surat usul kenaikan pangkat, surat penawaran tugas belajar ke luar negeri.
- Surat biasa, yaitu surat yang isinya tidak harus segera diketahui, ditanggapi.
4. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya
©Shutterstock.com/winnond
Jenis surat berdasarkan jangkauan penggunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu:
- Surat intern, yaitu surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu kantor/ instansi yang bersangkutan. Contohnya, yaitu memo dan nota. Memo, yaitu surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Sedangkan nota, yaitu surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahan.
- Surat ekstern, yaitu surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak- pihak di luar kantor/instansi yang bersangkutan.
5. Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Penerimanya
Jenis surat berdasarkan jumlah penerima yang dituju dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:
- Surat edaran, yaitu surat yang beredar di luar kantor/ instansi yang bersangkutan. Isi surat ini ada kalanya hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepada lingkup yang lebih luas (edaran umum).
- Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukkan kepada para pejabat, para karyawan, dan masyarakat umum.
- Surat biasa, yaitu surat yang khusus ditujukan kepada seseorang, pejabat, atau instansi tertentu.