Berbagai Jenis Surat Beserta Pengertian, Fungsi dan Ciri-Cirinya

Merdeka.com - Surat menyurat adalah salah satu sarana penyampaian informasi secara tertulis yang masih digunakan hingga saat ini. Apabila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam paparan, pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. Demikian pula yang terjadi di dalam surat.

Dan jika ditinjau dari fungsinya, surat merupakan suatu alat atau sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan-kelebihan. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, dan sebagainya, akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.

Jenis surat terdiri dari beberapa macam, tergantung pada isi, keamanan isi, jangkauan penggunaan dan berbagai segi lainnya. Maka dari itu, berikut ini adalah penjelasan mengenai jenis surat yang umum terdapat dan tersebar di kalangan masyarakat yang perlu diketahui.

1. Jenis Surat Berdasarkan Isinya

Jenis surat berdasarkan isinya dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:

1. Surat pribadi, yaitu surat yang berisi masalah pribadi yang ditunjukan kepada keluarga, teman atau kenalan.
2. Surat dinas/resmi, yaitu surat yang berisi masalah kedinasaan atau administrasi pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan oleh semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Karena sifatnya resmi, surat resmi harus ditulis dengan menggunakan bahasa ragam resmi. Contoh surat dinas/resmi diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan surat undangan rapat dinas.
3. Surat niaga/dagang, yaitu surat yang berisi masalah perniagaan/ perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat niaga/dagang diantarannya adalah surat permintaan penawaran, surat penawaran jasa, surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang, dan periklanan

2. Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya

©Shutterstock/YURALAITS ALBERT

Jenis surat berdasarkan keamanan isinya dibedakan menjadi empat, yaitu:

1. Surat sangat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen/ naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan Negara. Surat tersebut ditandai dengan kode SR atau SRHS (Sangat Rahasia). Contohnya, yaitu dokumen dari Departemen Penerangan, dokumen dari Negara tetangga, dokumen di kalangan kemiliteran.
2. Surat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Contohnya, yaitu surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DPPP).
3. Surat terbatas, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh para pejabat tertentu. Surat tersebut harus dibahas, dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diinformasikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contohnya, yaitu hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan perjalanan.
4. Surat biasa, yaitu surat yang berisi masalah biasa, bukan rahasia, yang bila diketahui oleh orang lain tidak meragukan lembaga atau pejabat yang bersangkutan. Contohnya, yaitu surat edaran, surat undangan, surat ucapan terima kasih, pengumuman, dan pemberitahuan.

3. Jenis Surat Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya

Jenis surat berdasarkan derajat penyelesaiannya dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:

1. Surat sangat segera (kilat), yaitu surat yang isinya harus segera mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin diselesaikan atau ditanggapi. Contohnya, yaitu surat pemberitahuan tenaga penguji, surat tugas penyusun soal ujian, dan surat undangan rapat-rapat dinas.
2. Surat segera, yaitu surat yang isinya harus segera diketahui dan ditanggapi. Contohnya, yaitu surat lamaran pekerjaan, surat usul kenaikan pangkat, surat penawaran tugas belajar ke luar negeri.
3. Surat biasa, yaitu surat yang isinya tidak harus segera diketahui, ditanggapi.

4. Jenis Surat Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya

©Shutterstock.com/winnond

Jenis surat berdasarkan jangkauan penggunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Surat intern, yaitu surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu kantor/ instansi yang bersangkutan. Contohnya, yaitu memo dan nota.  Memo, yaitu surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Sedangkan nota, yaitu surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahan.
2. Surat ekstern, yaitu surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak- pihak di luar kantor/instansi yang bersangkutan.

5. Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Penerimanya

Jenis surat berdasarkan jumlah penerima yang dituju dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:

1. Surat edaran, yaitu surat yang beredar di luar kantor/ instansi yang bersangkutan. Isi surat ini ada kalanya hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepada lingkup yang lebih luas (edaran umum).
2. Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukkan kepada para pejabat, para karyawan, dan masyarakat umum.
3. Surat biasa, yaitu surat yang khusus ditujukan kepada seseorang, pejabat, atau instansi tertentu.