Mengenal Metode Kaizen, Filosofi Produktivitas Asal Jepang yang Dukung Pekerjaan

Merdeka.com - Metodologi Kaizen adalah pendekatan yang mendorong peningkatan berkelanjutan dalam suatu organisasi, berdasarkan perubahan positif kecil yang konstan yang dapat menghasilkan pertumbuhan yang besar dan lebih signifikan.

Kaizen (改善, かいぜん) adalah kata Sino-Jepang untuk "perbaikan". Kaizen juga berlaku untuk proses, seperti pembelian dan logistik, yang melintasi batas organisasi ke dalam rantai pasokan. Metode Kaizen telah diterapkan dalam bidang perawatan kesehatan, psikoterapi, pembinaan kehidupan, pemerintah, hingga perbankan.

Kaizen merupakan konsep yang mengacu pada aktivitas bisnis yang secara terus menerus meningkatkan seluruh fungsi dan melibatkan seluruh karyawan mulai dari CEO hingga pekerja lini perakitan.

Kaizen mempertimbangkan budaya lebih dari sekedar metodologi, didasarkan pada komunikasi dan kerja sama di antara anggota organisasi sebagai bagian dari perbaikan prosesnya. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai metode Kaizen yang menarik untuk Anda ketahui.

Sejarah Metode Kaizen

Mengutip Masaaki Imai, pendiri Kaizen Institute, Kaizen berarti perbaikan. Selain itu, Kaizen juga berarti perbaikan berkelanjutan dalam kehidupan pribadi, kehidupan rumah tangga, kehidupan sosial, dan kehidupan kerja. Ketika diterapkan di tempat kerja, Kaizen berarti perbaikan berkelanjutan yang melibatkan semua orang, mulai dari manajer hingga pekerja paling bawah.

Kisah mengenai metode Kaizen dimulai di Amerika, melakukan perjalanan ke Jepang, dan kemudian menyebar ke seluruh dunia. Berikut ini sejarah singkatnya.‍

Kaizen berasal dari Perang Dunia II. Ketika Amerika Serikat memasuki masa perang, sekelompok orang Amerika yang dipimpin oleh W. Edwards Deming, seorang insinyur dan ahli statistik, mulai mengubah pabrik mobil menjadi pabrik tangki dengan cepat dan dengan sumber daya yang minimal.

Untuk mencapai tujuan mulia mereka, Deming dan rekan-rekannya meminta para pekerja untuk menemukan cara-cara kecil guna meningkatkan proses mereka dan dengan cepat menemukan bahwa perubahan kecil membawa pada hasil yang signifikan, terukur, dan inovatif.

Setelah Perang Dunia II, Deming pergi ke Jepang untuk membantu manufaktur, saat Jepang mencoba membangun kembali negaranya. Orang Jepang mencamkan prinsip Deming. Pengusaha dan insinyur industri Taiichi Ohno adalah tokoh bisnis Jepang pertama yang menerjemahkan prinsip kendali mutu Deming menjadi hasil yang luar biasa dan terdepan di dunia.

Ia menyebutnya Toyota Production System (TPS). TPS, juga dikenal sebagai manufaktur "just-in-time", sebuah sistem untuk mengurangi pemborosan dan memaksimalkan efisiensi melalui perbaikan berkelanjutan. Sejak saat itu, metode Kaizen lantas menyebar ke seluruh dunia dan telah diterapkan pada lingkungan di luar bisnis dan produktivitas.

Kaizen juga diidentifikasi sebagai contoh penting dari strategi bisnis Lean. Taiichi Ohno menggunakan Kaizen di pabrik Toyota untuk meningkatkan kualitas kendaraan. Awalnya, di perusahaan seperti Ford atau GM, mobil dirakit dan dijual tanpa pengawasan kualitas yang tepat.

Setelah pelanggan mengemudikan mobil dan menemukan masalah, mereka akan kembali ke perusahaan untuk memperbaiki masalah tersebut. Prinsip Deming mengubah proses itu sehingga setiap bagian diperiksa di jalur perakitan. Jika ada masalah yang ditemukan, perakitan dihentikan, dan masalah diperbaiki saat itu juga. Hal ini lantas merevolusi manufaktur mobil.

5 Prinsip Dasar Kaizen

Mengutip kaizen.com, terdapat 5 Prinsip Dasar Kaizen yang tertanam di setiap penerapan dan perilaku Kaizen. 5 prinsip tersebut adalah:

1. Know Your Customer: Pengetahuan tentang kepada siapa Anda menjual produk atau layanan adalah bagaimana seseorang menciptakan nilai. Adalah kunci bagi perusahaan untuk mengidentifikasi minat pelanggan mereka untuk meningkatkan pengalaman mereka.
2. Let It Flow: Ini berlaku untuk target mencapai nol limbah. Ini mungkin tujuan yang tidak mungkin, tetapi inilah Kaizen. Jika Anda dapat mencapai tujuan itu, peningkatan akan berhenti. Oleh karena itu, setiap orang dalam organisasi bekerja untuk menghilangkan pemborosan dari sudut bisnis mereka sambil juga dalam proses menciptakan nilai.
3. Go to Gemba: Terjemahan literal untuk gemba adalah "tempat yang sebenarnya." Dalam konteks ini, yang dimaksud adalah tentang kepemimpinan dan mengetahui apa yang terjadi di setiap tingkat organisasi.
4. Empower People: Yang ini diarahkan ke tim dan mengaturnya sedemikian rupa sehingga mendukung prinsip kaizen. Oleh karena itu, pimpinan harus menetapkan tujuan untuk timnya yang tidak kontradiktif. Mereka harus menawarkan sistem dan alat untuk membantu tim mencapai tujuan ini.
5. Be Transparent: Data adalah faktor penentu terkuat. Itu adalah metrik yang mengukur kesuksesan. Oleh karena itu, kinerja dan peningkatan harus dilacak dengan data nyata.

Siklus Kaizen untuk Peningkatan Berkelanjutan

Kaizen dapat diimplementasikan dalam siklus tujuh langkah untuk menciptakan lingkungan berdasarkan peningkatan berkelanjutan. Mengutip techtarget.com, metode sistematis ini meliputi:

1. Libatkan karyawan. Carilah keterlibatan karyawan, termasuk mengumpulkan bantuan mereka dalam mengidentifikasi masalah bersama. Melakukan hal ini mampu menciptakan dukungan untuk perubahan.
2. Temukan masalah. Gunakan umpan balik yang tersebar luas dari semua karyawan, kumpulkan daftar masalah dan peluang potensial. Buat daftar jika ada banyak masalah.
3. Ciptakan solusi. Dorong karyawan untuk menawarkan solusi kreatif, dengan segala macam ide. Pilih solusi pemenang atau solusi dari ide yang disajikan.
4. Uji solusinya. Terapkan solusi terbaik yang dipilih di atas, dengan semua orang berpartisipasi dalam peluncurannya. Buat program percontohan atau lakukan langkah kecil lainnya untuk menguji solusinya.
5. Analisis hasilnya. Pada berbagai interval, periksa kemajuan dengan rencana khusus tentang siapa yang akan menjadi titik kontak dan cara terbaik untuk membuat pekerja tetap terlibat. Tentukan seberapa sukses perubahan itu.
6. Bakukan. Jika hasilnya positif, terapkan solusi di seluruh organisasi.
7. Ulang. Ketujuh langkah ini harus diulangi secara berkelanjutan, dengan solusi baru diuji jika sesuai atau daftar masalah baru ditangani.

Ada pendekatan tambahan untuk siklus Kaizen, seperti pendekatan yang diringkas menjadi empat langkah - rencanakan, lakukan, periksa, bertindak, atau PDCA. Ini juga dikenal sebagai siklus Shewhart atau siklus Deming.

Kelebihan dan Kekurangan Metode Kaizen

Terdapat sejumlah alasan mengapa Kaizen bisa menjadi kelebihan bagi organisasi; namun, ada juga beberapa situasi yang kurang cocok dan menjadi kekurangan dari Kaizen.

Kelebihan Metode Kaizen:

Kekurangan Metode Kaizen: