Cara Membuat Nomor Surat Berformat Secara Otomatis di Excel, Permudah Pekerjaan

Merdeka.com - Menulis surat bisnis atau formal, diperlukan ketelitian dari setiap bagian. Karena secara tidak langsung surat yang ditulis memengaruhi cara penerima, melihat keterbacaan dan profesionalisme tulisan Anda.

Sebaiknya menulis surat bisnis atau formal menggunakan prinsip gaya penulisan yang umum dan standar, sesuai dengan topik tertentu. Kualitas tulisan juga semakin kuat dengan gaya penulisan angka dan jumlah lain dengan tepat. Trik utamanya adalah konsisten sepanjang waktu.

Termasuk cara membuat nomor surat yang tepat. Selain membantu Anda dalam pengarsipan. Nomor surat juga mempermudah Anda mengetahui surat yang sudah dikeluarkan suatu instansi atau lembaga.

Karenanya patut diperhatikan dengan seksama cara membuat nomor surat resmi. Saat ini dengan kecanggihan komputer dan perkembangan, tak perlu repot lagi memerhatikan setiap angka nomor surat satu per satu. Karena Anda bisa mengandalkan Microsoft Excel untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan.

Berikut cara membuat nomor surat berformat secara otomatis di Ms. Excel.

Bagian Surat Resmi

Ilustrasi surat ©Shutterstock.com/Andrey_Popov

Sebelum melangkah dalam cara membuat nomor surat, Anda harus memahami dahulu setiap bagian surat. Surat resmi setidaknya memiliki sebelas unsur atau bagian, di antaranya:

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Bagian paling atas ini memuat informasi berupa nama, logo, indentitas, dan alamat kantor atau instansi pengirim surat. Semisal ada alamat online bisa dicantumkan, seperti email dan website. Serta fax instansi.

2. Tempat dan Tanggal Surat3. Nomor Surat4. Lampiran yang Disertakan5. Hal atau Perihal6. Alamat Tujuan7. Salam Pembuka8. Isi Surat9. Salam Penutup10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan11. Tembusan (jika ada)

Cara Membuat Nomor Surat

Melansir dari bahasa.foresteract, setiap surat resmi harus memiliki nomor surat. Hanya dimiliki oleh instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan resmi. Penggunaan nomor surat disusun urut dari kode surat, tanggal bulan, dan tahun penulisan surat.

Nomor surat berfungsi memudahkan penyimpanan, serta mengetahui surat yang sudah dikeluarkan. Letak nomor surat pun disesuaikan dengan bentuk dan sitem penulisan. Bisa di sebelah kiri atas untuk yang berperihal. Sedangkan nomor surat yang di tengah atau bawah judul, khusus yang memiliki judul surat. Contoh cara membuat nomor surat pada surat resmi:

034/CNG/03/09/2023

321/INA/XI/2019

Cara Membuat Nomor Surat Berformat di Excel

Microsoft Excel memang diperuntukkan sebagai program pengolah angka. Ada banyak fungsi lain pula di dalamnya yang mampu mempermudah pekerjaan. Termasuk cara membuat nomor surat berformat yang bisa disusun secara otomatis.

Berikut cara membuat nomor surat berformat secara otomatis di Microsoft Excel, seperti dilansir dari Rumuslengkap:

1. Membuat Tabel

rumuslengkap.com ©2021 Merdeka.com

=IF(C4=””;””;CONCATENATE(TEXT(A4;”000″);”/Pan/PHBN/”;ROMAN(MONTH(C4));”/”;YEAR(C4)))

2. Tarik ke Kolom Bawah

rumuslengkap.com ©2021 Merdeka.com

3. Keterangan

Itulah penjelasan singkat mengenai surat resmi serta cara membuat nomor surat berformat secara otomatis menggunakan Microsoft Excel. Begitu mudah untuk dipraktikkan. Tentunya mempercepat juga dalam mengerjakan tugas. Selamat mencoba. (mdk/kur)