Pengelolaan Dokumen Kelas Dunia, Pupuk Kaltim Punya Gedung Pusat Arsip Teknik Anyar

Merdeka.com - PT Pupuk Kalimantan Timur (Pupuk Kaltim/PKT) kini mempunyai Gedung Pusat Arsip Teknik yang digunakan untuk mengoptimalkan tata kelola kearsipan dan dokumentasi perusahaan secara efektif, sesuai aturan yang berlaku. Gedung ini telah diresmikan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Imam Gunarto, didampingi Direktur Operasi dan Produksi PKT Hanggara Patrianta.

Hanggara menjelaskan, pendirian Gedung Pusat Arsip Teknik sebagai wujud dukungan PKT terhadap penerapan pengelolaan kearsipan perusahaan, yang diatur melalui UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pendirian gedung disesuaikan dengan pedoman ANRI dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar Pembangunan Gedung Pusat Arsip, untuk menunjang manajemen Pusat Arsip sebagai sarana pengelolaan dokumen Perusahaan secara tersentralisasi.

"Untuk menunjang pengelolaan kearsipan yang baik sesuai aturan yang berlaku, PKT saat ini juga telah memiliki SDM pengelola kearsipan yang tersertifikasi," kata Hanggara di Jakarta, Kamis (30/12).

Saat ini, PKT memiliki 2 gedung Pusat Arsip, yakni Pusat Arsip Non Teknik dan Pusat Arsip Teknik. Pusat Arsip PKT dikategorikan sebagai off site records, atau Pusat Arsip yang dibangun di luar dari gedung perkantoran. Hal ini juga sebagai bentuk keaktifan PKT terhadap pengembangan pengelolaan kearsipan perusahaan menuju tata kelola dokumen kelas dunia, dengan terus melengkapi sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

Keberadaan gedung dan pengembangan tata kelola kearsipan PKT tak hanya ditujukan untuk kepentingan perusahaan, tapi juga memberi manfaat bagi bangsa dan negara dengan beragam jenis arsip yang terdokumentasi secara berkala.

"PKT berkomitmen menciptakan pengelolaan dokumen kelas dunia, yang tak hanya bermanfaat untuk perusahaan saja, tapi juga sebagai wujud persembahan bernilai untuk masyarakat dan bangsa," tambah Hanggara.

Dokumentasi Perjalanan Bisnis

Kepala ANRI Imam Gunarto, mengapresiasi keberadaan gedung Pusat Arsip Teknik PKT yang dinilai sebagai bentuk kesadaran Perusahaan dalam mendokumentasikan karya dan perjalanan bisnis sejak awal hingga saat ini. Dikatakannya, gedung Pusat Arsip merupakan komponen penting dalam tata kelola Perusahaan, karena berbicara Big Data yang bersifat analog dan harus terdokumentasi secara baik dan benar.

"Sebab arsip merupakan dokumen pertama yang diciptakan dan sepatutnya terdokumentasi secara fisik untuk mempertahankan keasliannya," kata Imam.

Dia menyambut optimis langkah PKT mengembangkan tata kelola kearsipan yang tak hanya menjadi bagian dari kinerja perusahaan saja, tapi juga mendukung pembangunan nasional melalui transformasi kearsipan sebagai memori kolektif bangsa. Menurut dia, ada 3 faktor penting yang wajib diperhatikan SDM pengelola kearsipan, yakni past, present and future, agar tata kelola arsip dapat terdokumentasi dan tersusun berdasarkan jangka waktu, penyimpanan serta jenisnya.

Selain itu arsiparis juga diharap mampu membaca visi misi perusahaan dan pimpinan, agar arsip yang berjalan dapat terdokumentasi sesuai dengan kinerja dalam jangka waktu tertentu.

"Kami optimis hal ini bisa diimplementasikan secara maksimal oleh PKT, melihat konteks transformasi kearsipan ke sistem digital yang dilaksanakan Perusahaan sudah bagus, termasuk tertib arsip yang juga berjalan dengan baik," kata Imam.

Hal senada diungkapkan oleh VP Administrasi Korporasi PKT Wirza Eka Putra selaku Pengelola Unit Kearsipan PKT. Wirza mengatakan bahwa arsip merupakan hal yang bernilai tinggi dan sangat penting bagi keberlangsungan Perusahaan, sehingga harus dikelola dengan baik oleh orang-orang yang kompeten di bidang Kearsipan.

"PKT saat ini memiliki 2 karyawan yang tersertifikasi sebagai arsiparis dan 5 karyawan yang tersertifikasi sebagai SDM Kearsipan. Ke depan PKT akan terus mengembangkan kompetensi arsiparis guna mendukung tata kelola dokumen yang baik," tutup Wirza. (mdk/idr)