Cara Membuat Struktur Organisasi yang Benar dan Mudah

Jenis Struktur Organisasi

Struktur fungsional

Empat jenis struktur organisasi umum diterapkan di dunia nyata. Pertama dan paling umum adalah struktur fungsional. Ini juga disebut sebagai struktur organisasi birokrasi dan memecah perusahaan berdasarkan spesialisasi tenaga kerjanya.

Sebagian besar bisnis kecil hingga menengah menerapkan struktur fungsional. Membagi perusahaan menjadi departemen yang terdiri dari pemasaran, penjualan, dan operasi adalah tindakan menggunakan struktur organisasi birokrasi seperti yang disadur dari investopedia.

Struktur divisi atau multidivisional

Jenis struktur organisasi yang kedua sering terjadi pada perusahaan besar dengan banyak unit bisnis. Disebut struktur divisi atau multidivisional, perusahaan yang menggunakan metode ini menyusun tim kepemimpinannya berdasarkan produk, proyek, atau anak perusahaan yang mereka operasikan.

Contoh bagus dari struktur ini adalah Johnson & Johnson. Dengan ribuan produk dan lini bisnis, perusahaan menyusun dirinya sendiri sehingga setiap unit bisnis beroperasi sebagai perusahaannya sendiri dengan presidennya sendiri.

Struktur flatarchy

Flatarchy, struktur yang lebih baru, adalah tipe ketiga dan digunakan di antara banyak startup. Seperti namanya, ini meratakan hierarki dan rantai komando serta memberi banyak otonomi kepada karyawannya. Perusahaan yang menggunakan jenis struktur ini memiliki kecepatan implementasi yang tinggi.

Struktur matriks

Struktur organisasi keempat dan terakhir adalah struktur matriks. Ini juga yang paling membingungkan dan paling sedikit digunakan. Struktur ini membuat matriks karyawan di berbagai atasan, divisi, atau departemen. Seorang karyawan yang bekerja untuk perusahaan matriks, misalnya, mungkin memiliki tugas di bidang penjualan dan layanan pelanggan.

Cara Membuat Struktur Organisasi

Berikut proses umumnya:

1. Rencanakan masa depan

Tanyakan pada diri Anda: Ke mana arah perusahaan Anda? Apa yang ingin dilakukan yang belum Anda lakukan?

Rencanakan sejauh mungkin ke masa depan. Untuk organisasi yang lebih baru, ini mencakup tiga hingga lima tahun ke depan. Untuk organisasi yang lebih mapan, targetkan 10 tahun atau lebih.

2. Pertimbangkan masa lalu

Dalam hal bagaimana departemen atau tim bekerja sama, pertimbangkan apa yang telah bekerja dengan baik dan apa yang tidak.

Misalnya, apakah departemen tertentu bertentangan satu sama lain? Apakah tim tertentu bersaing karena struktur pelaporan Anda mendorong persaingan yang tidak membantu?

3. Bangun struktur organisasi Anda

Satukan struktur organisasi – tanpa nama. Pada tahap ini, fokus Anda harus pada penetapan:

• Alur kerja yang optimal dan paling efisien
• Mencapai tujuan bisnis
• Melayani pelanggan dengan baik

Ada banyak cara untuk mengatur karyawan Anda:

• Berdasarkan fungsi (penjualan, pemasaran, akuntansi/keuangan, dll.)
• Menurut wilayah
• Menurut lini produk
• Organisasi Anda bisa vertikal, hierarkis, datar, atau matriks.

Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak perencanaan organisasi untuk:

• Membuat bagan organisasi berbasis data.
• Dapatkan tampilan perusahaan yang lebih dinamis dan interaktif.
• Lihat efek perubahan secara real time.
• Membuat keputusan yang lebih tepat.

Untuk setiap posisi, atau kotak, buat daftar lima sampai enam poin yang menjelaskan tanggung jawab pekerjaan.

4. Isi orang-orangnya

Jika Anda adalah organisasi mapan dengan karyawan yang ada, sekarang tambahkan nama mereka.

Sulit untuk secara objektif memutuskan bagaimana karyawan yang ada mungkin cocok dengan peran yang ditentukan ulang. Tentukan apakah setiap karyawan cocok untuk maju. Artinya:

• Karyawan memiliki tingkat keterampilan yang diperlukan untuk bekerja dengan baik.
• Karyawan memiliki keinginan untuk mengambil peran.
• Jika tingkat keterampilan karyawan kurang baik, Anda harus menginvestasikan uang dan waktu untuk pelatihan.

Sebaliknya, seorang karyawan mungkin memiliki keahlian tetapi tidak menikmati pekerjaan itu, atau peran baru membawa tingkat tekanan atau perhatian yang tidak mereka inginkan.

Prinsip menimbang keterampilan versus keinginan juga berlaku untuk rekrutan dan karyawan baru.

5. Seimbangkan wewenang dan tanggung jawab

Di mana pun mereka berada dalam struktur organisasi, berikan wewenang dan tanggung jawab yang sama kepada karyawan Anda. Jika tidak, mereka bisa merasa lumpuh dan menjadi frustrasi.

6. Isi data dan metrik karyawan

Sertakan metrik kunci pada bagan organisasi untuk memberi gambaran komprehensif tentang orang yang diidentifikasi dalam setiap peran. Ini juga akan mengungkapkan cerita yang jauh lebih besar tentang perusahaan Anda.

Metrik ini dapat mencakup peringkat kepemilikan dan kinerja. Melakukan ini akan membantu Anda:

• Temukan faktor risiko sehingga dapat merencanakan ke depan. Misalnya, apakah Anda memiliki karyawan yang jabatan atau gajinya tidak sesuai dengan masa kerja mereka? Orang ini bisa berisiko meninggalkan perusahaan Anda.
• Identifikasi jenis kontribusi yang dibuat oleh setiap karyawan: setia, pekerja keras, dan suportif “menengah”, yang ditujukan untuk peningkatan tingkat tanggung jawab dan otoritas, dll.
• Terlibat dalam perencanaan suksesi sehingga Anda dapat mengetahui karyawan mana yang mungkin merupakan kandidat yang baik untuk mengambil alih peran jika terjadi promosi atau kepergian karyawan lain.

7. Praktik manajemen kinerja yang kuat dari karyawan

Tinjau karyawan terus-menerus sepanjang tahun untuk mengurangi frekuensi pembaruan pada struktur Anda. Ini juga akan membantu menghindari risiko kembung organisasi, yang menunjukkan toleransi bagi yang berkinerja buruk dan puas dengan status.

8. Tinjau struktur organisasi Anda setiap tahun.

Ini membantu memastikan relevansi dan merencanakan 12 bulan ke depan. Struktur Anda harus memiliki kehidupan evolusioner, bukan kehidupan statis:

• Apakah struktur Anda masih mewakili cara Anda menjalankan bisnis dan apa yang dibutuhkan tenaga kerja?
• Apakah ada tujuan bisnis Anda yang berubah, sehingga memerlukan perubahan pada struktur?
• Apakah hubungan kerja antar departemen menjadi tidak berfungsi?
• Apakah Anda perlu menambahkan orang? Jika demikian, di mana dan mengapa?
• Akankah keputusan ini memaksa Anda untuk menyesuaikan departemen?
• Apakah Anda dapat mengembangkan organisasi Anda tanpa menambahkan lapisan yang tidak perlu?

Demikian gambaran cara membuat struktur organisasi yang bisa menginspirasi. Struktur organisasi adalah fondasi yang mesti dibangun dengan kuat.