Google Forms adalah Perangkat Lunak untuk Survei, Ini Cara Menggunakannya

Cara Menggunakan Google Forms

Sebelum dapat menggunakan Google Forms, Anda harus mendaftar untuk akun Google (@gmail). Jika sudah memilikinya, silakan lanjutkan ke bagian berikutnya. Jika tidak, berikut akan adalah cara paling sederhana untuk membuat akun Google dan menyiapkan.

1. Buka  accounts.google.com, klik “Create Account”, lalu pilih “For My Self.”

2. Di halaman berikutnya, Anda memberikan beberapa informasi yakni nama depan dan belakang, nama pengguna, dan kata sandi, untuk membuat akun Anda.

3. Anda juga harus memverifikasi nomor telepon agar Google dapat memastikan bahwa Anda bukan bot.

4. Setelah Anda memverifikasi nomor telepon, halaman berikutnya mengharuskan untuk memberikan alamat email pemulihan, tanggal lahir, dan jenis kelamin. Anda juga harus menyetujui pernyataan privasi dan persyaratan layanan. Setelah itu, Anda menjadi pemilik baru akun Google.

Setelah memiliki akun Google, kini Anda bisa mulai menggunakan fitur Google Forms. Berikut cara membuat Google Forms:

1. Masuk ke akun Gmail milik Anda.

2. Buka situs https://docs.google.com/forms/

3. Selanjutnya, pilih 'Go to Google Form'

4. Lalu Anda bisa memilih beberapa opsi, seperti ‘Blank’ (ditunjukkan dengan lembar kosong yang memiliki simbol +) atau Anda juga bisa memilih template-template Google Form yang sudah tersedia.

5. Masukkan nama formulir sesuai yang Anda inginkan dengan mengklik ‘Untitled Form’ dan mengetikkan nama baru.

6. Selesai.

Cara Membuat Kuesioner di Google Form

Salah satu keunggulan dari Google Form adalah banyaknya fitur yang ditawarkan. Berbagai fitur tersebut bisa dibilang cukup banyak sekali. Di dalamnya terdapat beberapa jenis pertanyaan yang cukup variatif dan bisa Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan.

Beberapa jenis pertanyaan yang bisa Anda berikan seperti pilihan ganda, jawaban singkat hingga kotak setuju/tidak setuju. Bahkan, Anda juga dapat menambahkan gambar dan video atau bahkan bisa juga meminta responden untuk mengunggah file dengan jenis yang ditentukan. Berikut langkah-langkahnya:

1. Klik ‘Untitled Question‘ untuk memasukkan pertanyaan Anda.

2. Apabila Anda ingin mengubah jenis pertanyaan, klik panah kebawah (dropdown).

3. Untuk menentukan apakah responden harus menjawab pertanyaan, Anda hanya tinggal kilk ‘Required’

4. Namun, jika Anda ingin menambahkan pertanyaan baru, bisa dengan klik ‘Add Question’

5. Jika Anda mau menambahkan salinan pertanyaan yang sudah ada, klik ‘Duplicate’

6. Setiap perubahan yang dibuat akan secara otomatis disimpan.

7. Jika ingin melihat history perubahan yang Anda lakukan pada Google Form, cukup dengan klik ‘Preview’ (ikon mata) yang letaknya ada di pojok kanan atas.

8. Selesai.

Cara Mengirim Google Form

Apabila kedua tahap cara membuat Google Form di atas sudah dilakukan, maka apabila Anda sudah melengkapi Google Form dan siap mengirimkannya pada responden, Anda bisa dengan mudah untuk langsung mengirimnya lewat email atau bisa juga dengan membagikan link menuju Google Form Anda lewat pesan chat. Ini cara lengkapnya:

1. Klik ‘Send’ yang letaknya ada di pojok kanan atas.

2. Apabila responden terbatas pada circle organisasi Anda, kumpulkan alamat email satu-per satu terlebih dahulu.

3. Selanjutnya Anda bisa memilih opsi dengan apa Google Form akan dikirimkan (sebarluaskan). Anda bisa mempersingkat URL lalu menyalinnya.

4. Tapi, jika Anda ingin mengirimkannya via media sosial, Anda hanya perlu memilih salah satu ikon media sosial yang tersedia.

5. Apabila Anda sudah selesai membagikan Google Form, Anda bisa melihat hasil survey yang sudah dilakukan pada bagian ‘Response’ yang tepat berada di sebelah kolom ‘Question’.

6. Untuk mengubah form ke versi spreadsheet, Anda hanya perlu klik ikon warna merah yang ada di pojok kanan atas.

Kelebihan dan Kekurangan Google Forms

Meski menjadi alat yang cukup banyak digunakan untuk membuat survey gratis, akan tetapi ada beberapa kelebihan dan kekurangan Google Forms yang perlu diperhatikan.

Keuntungan menggunakan Google Forms

• Ini adalah alat online gratis, yang memungkinkan Anda mengumpulkan informasi dengan mudah dan efisien.
• Dengan Google Forms, Anda dapat membuat survei dalam beberapa menit untuk menanyakan informasi kepada klien atau kolaborator tentang produk atau layanan.
• Untuk mulai menggunakan alat ini, hanya memerlukan akun Google, akun yang sama dengan yang Anda perlukan untuk mengakses Gmail, YouTube, atau Google Drive.
• Antarmukanya sangat mudah digunakan. Setiap pengguna dengan pengetahuan Internet rata-rata dapat membuat formulir menggunakan alat ini.
• Asisten mudah digunakan. Antarmuka What-You-See-Is-What-You-Get memudahkan untuk menarik dan melepaskan elemen formulir dan mengaturnya berdasarkan tindakan atau peristiwa.
• Pada tingkat desain dimungkinkan untuk memilih antara palet warna, serta gambar sendiri sebagai latar belakang.
• Google Forms menyimpan umpan balik yang diterima sehingga kami dapat menganalisisnya secara mendetail.
• Formulir terintegrasi dengan spreadsheet Google sehingga kami dapat mengakses tampilan spreadsheet dari data yang dikumpulkan.
• Konfigurasi umum formulir atau survei memungkinkan mengumpulkan alamat email penerima dan membatasi jawabannya.
• Untuk pengguna tingkat lanjut, tipe data yang dapat disisipkan ke dalam bidang dapat dikustomisasi menggunakan ekspresi reguler. Ini membantu menyesuaikan formulir lebih banyak lagi.
• Google Forms  memungkinkan  untuk melihat bagaimana survei akan terlihat sebelum mengirimkannya ke penerima.
• Anda dapat mengirim formulir melalui email, mengintegrasikannya ke situs web atau mengirim tautan melalui jejaring sosial atau cara lain apa pun.
• Dengan  alat ini, Anda bisa mendapatkan pertanyaan dan jawaban tanpa batas tanpa biaya, sementara alat survei lainnya memerlukan pembayaran tergantung pada jumlah pertanyaan dan penerima.

Kerugian menggunakan formulir Google

• Hal ini diperlukan untuk memiliki internet untuk dapat menggunakan alat ini.
• Kustomisasi desain sangat terbatas. Pengguna tingkat lanjut dapat mengubah desain untuk menggunakan alat dengan jumlah tujuan yang lebih banyak.
• Ada beberapa masalah keamanan. Pengguna harus membuat kata sandi yang baik dan melindunginya untuk meningkatkan tingkat keamanan.
• Ada batasan tertentu mengenai kemampuan alat ini. Ia menerima teks hingga 500 Kb; gambar hingga 2 Mb; dan untuk spreadsheet batasnya adalah 256 sel atau 40 lembar.

Google Forms dapat memfasilitasi kontak dengan pelanggan Anda atau dengan anggota organisasi dan sangat membantu untuk mengumpulkan informasi yang memungkinkan Anda memiliki kontrol yang lebih besar terhadap proses produksi dan distribusi perusahaan. 

Ini juga dapat membantu Anda untuk melihat dan menganalisis kinerja pekerja Anda.