Pengertian Analisis SWOT Beserta Tujuan, Cara Melakukan, dan Contohnya

Pengertian Analisis SWOT

Menurut Freddy Rangkuty dalam Analisis SWOT: Teknik Membedah Kasus Bisnis, pengertian analisis SWOT adalah sebuah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (Strength), kelemahan (Weakness), peluang (Opportunity), dan ancaman (Threat) yang terjadi dalam proyek atau di sebuah usaha bisnis, atau mengevaluasi lini-lini produk sendiri maupun pesaing.

Sedangkan menurut Pearce dan Robinson SWOT adalah singkatan dari kekuatan (Strength) dan kelemahan (weakness) intern perusahaan serta peluang (opportunities) dan ancaman (threat) dalam lingkungan yang dihadapi perusahaan.

Analisis SWOT merupakan salah satu instrumen analisis lingkungan internal dan eksternal perusahaan yang dikenal luas. Analisis ini didasarkan pada asumsi bahwa suatu strategi yang efektif akan meminimalkan kelemahan dan ancaman. Bila diterapkan secara akurat, asumsi sederhana ini mempunyai dampak yang besar atas rancangan suatu strategi yang berhasil.

Asal Mula Analisis SWOT dan Tujuannya

Analisis SWOT diciptakan pada tahun 1960 oleh Albert Humphrey dari Stanford Research Institute, selama penelitian yang dilakukan untuk mengidentifikasi mengapa perencanaan perusahaan secara konsisten gagal. Sejak pembuatannya, SWOT telah menjadi salah satu alat yang paling berguna bagi pemilik bisnis untuk memulai dan mengembangkan perusahaan mereka.

Tujuan utama dari analisis SWOT adalah untuk membantu organisasi mengembangkan kesadaran penuh dari semua faktor yang terlibat dalam membuat keputusan bisnis. 

Analisis SWOT dirancang untuk memfasilitasi pandangan yang realistis, berdasarkan fakta, berdasarkan data pada kekuatan dan kelemahan organisasi, inisiatif, atau dalam industrinya. Organisasi perlu menjaga agar analisis tetap akurat dengan menghindari keyakinan yang terbentuk sebelumnya atau area abu-abu dan alih-alih berfokus pada konteks kehidupan nyata. Perusahaan harus menggunakannya sebagai panduan dan tidak harus sebagai resep.

Membedah Analisis SWOT

Kekuatan (Strength)

Kekuatan (strength) merupakan sumber daya/kapabilitas yang dikendalikan oleh perusahaan atau tersedia bagi suatu perusahaan yang membuat perusahaan relatif lebih unggul dibanding dengan pesaingnya dalam memenuhi kebutuhan pelanggan yang dilayaninya.

Elemen pertama dari analisis SWOT adalah kekuatan:

• Hal-hal yang dilakukan perusahaan Anda dengan baik
• Kualitas yang membedakan Anda dari pesaing
• Sumber daya internal seperti staf yang terampil dan berpengetahuan
• Aset berwujud seperti kekayaan intelektual, modal, teknologi kepemilikan, dll.

Kelemahan (weakness)

Kelemahan (weakness) adalah keterbatasan atau kekurangan dalam sumber daya, keterampilan, dan kapabilitas yang secara serius menghambat kinerja efektif perusahaan atau organisasi.

Menurut Sondang P.Siagian, dalam Manajemen Strategi, pada praktiknya, berbagai keterbatasan dan kekurangan kemampuan tersebut bisa terlihat dari sarana dan prasarana yang dimiliki, kemampuan manajerial yang rendah, keterampilan pemasaran yang tidak sesuai dengan tuntutan pasar, produk yang tidak atau kurang diminati oleh para pengguna atau calon pengguna dan tingkat perolehan keuntungan yang kurang memadai.

Peluang (Opportunities)

Peluang merupakan situasi utama yang menguntungkan dalam lingkungan suatu perusahaan. Kecenderungan utama merupakan salah satu sumber peluang.

Identifikasi atas segmen pasar yang sebelumnya terlewatkan, perubahan dalam kondisi persaingan/ regulasi, perubahan teknologi, dan membaiknya hubungan dengan pembeli/ pemasok dapat menjadi peluang bagi perusahaan.

Ancaman (threath)

Ancaman (threath) adalah situasi penting yang tidak menguntungkan dalam lingkungan perusahaan atau organisasi. Ancaman merupakan pengganggu utama bagi posisi sekarang yang diinginkan organisasi.

Masuknya pesaing baru, lambatnya pertumbuhan pasar, meningkatnya kekuatan tawar-menawar pembeli atau pemasok penting, perubahan teknologi serta peraturan baru atau yang direvisi dapat menjadi ancaman bagi keberhasilan perusahaan.

Siapa yang harus melakukan analisis SWOT?

Agar analisis SWOT menjadi efektif, pendiri dan pemimpin perusahaan harus terlibat secara mendalam seperti yang dilansir dari laman Live Plan. Ini bukanlah tugas yang bisa didelegasikan kepada orang lain.

Namun, kepemimpinan perusahaan juga tidak boleh melakukan pekerjaan mereka sendiri. Untuk hasil terbaik, Anda sebaiknya mengumpulkan sekelompok orang yang memiliki perspektif berbeda tentang perusahaan. 

Pilih orang yang dapat mewakili berbagai aspek perusahaan, dari penjualan dan layanan pelanggan hingga pemasaran dan pengembangan produk. Setiap orang harus memiliki tempat duduk di meja.

Perusahaan inovatif bahkan melihat di luar peringkat internal mereka sendiri ketika mereka melakukan analisis SWOT dan mendapatkan masukan dari pelanggan untuk menambahkan suara unik mereka ke dalam campuran.

Bagaimana melakukan analisis SWOT dengan cara yang benar

Seperti yang disebutkan di atas, sebaiknya mengumpulkan sekelompok orang untuk mengerjakan analisis SWOT. Anda tidak perlu retret sepanjang hari untuk menyelesaikannya. Satu atau dua jam seharusnya lebih dari cukup.

Kumpulkan orang-orang dari berbagai bagian perusahaa dan pastikan Anda memiliki perwakilan dari setiap bagian. Anda akan menemukan bahwa grup yang berbeda dalam perusahaan akan memiliki perspektif yang sama sekali berbeda yang akan sangat penting untuk membuat analisis SWOT berhasil.

Melakukan analisis SWOT mirip dengan rapat curah pendapat, dan ada cara yang benar dan salah untuk menjalankannya. Disarankan untuk memberi setiap orang catatan tempel dan meminta setiap orang secara diam-diam menghasilkan ide sendiri untuk memulai sesuatu. Ini mencegah groupthink dan memastikan bahwa semua suara didengar.

Setelah lima hingga 10 menit bertukar pikiran secara pribadi, tempelkan semua catatan tempel di dinding dan kelompokkan ide-ide serupa. Izinkan siapa pun untuk menambahkan catatan tambahan pada saat ini jika ide orang lain memicu pemikiran baru.

Pertanyaan yang dapat membantu menginspirasi analisis

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat ditanyakan kepada tim Anda saat membangun analisis SWOT. Pertanyaan-pertanyaan ini dapat membantu menjelaskan setiap bagian dan memicu pemikiran kreatif.

Kekuatan

Kekuatan adalah atribut internal dan positif perusahaan Anda. Ini adalah hal-hal yang ada dalam kendali Anda.

• Proses bisnis apa yang berhasil?
• Aset apa yang dimiliki di tim Anda, seperti pengetahuan, pendidikan, jaringan, keterampilan, dan reputasi?
• Aset fisik apa yang dimiliki, seperti pelanggan, peralatan, teknologi, uang tunai, dan paten?
• Keunggulan kompetitif apa yang Anda miliki atas pesaing Anda?

Kelemahan

Kelemahan adalah faktor negatif yang mengurangi kekuatan Anda. Ini adalah hal-hal yang mungkin perlu Anda tingkatkan untuk menjadi kompetitif.

• Adakah hal-hal yang dibutuhkan bisnis Anda agar dapat bersaing?
• Proses bisnis apa yang perlu ditingkatkan?
• Apakah ada aset berwujud yang dibutuhkan perusahaan Anda, seperti uang atau peralatan?
• Apakah ada celah di tim Anda?
• Apakah lokasi Anda ideal untuk kesuksesan Anda?

Peluang

Peluang adalah faktor eksternal dalam lingkungan bisnis Anda yang cenderung berkontribusi pada kesuksesan Anda.

• Apakah pasar Anda berkembang dan adakah tren yang akan mendorong orang untuk membeli lebih banyak dari apa yang Anda jual?
• Apakah ada acara mendatang yang mungkin dapat dimanfaatkan oleh perusahaan Anda untuk mengembangkan bisnis?
• Adakah perubahan peraturan yang akan datang yang mungkin berdampak positif bagi perusahaan Anda?
• Jika bisnis Anda aktif dan berjalan, apakah pelanggan menganggap Anda tinggi?

Ancaman

Ancaman adalah faktor eksternal yang tidak dapat Anda kendalikan. Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuat rencana darurat untuk menanganinya jika itu terjadi.

• Apakah Anda memiliki pesaing potensial yang dapat memasuki pasar Anda?
• Akankah pemasok selalu dapat memasok bahan mentah yang Anda butuhkan dengan harga yang Anda butuhkan?
• Bisakah perkembangan teknologi di masa depan mengubah cara Anda berbisnis?
• Apakah perilaku konsumen berubah dengan cara yang dapat berdampak negatif pada bisnis Anda?
• Adakah tren pasar yang bisa menjadi ancaman?

Kesalahan yang Kerap Diabaikan Saat Menggunakan Analisis SWOT

Adapun beberapa kesalahan yang kerap diabaikan sehingga membuat hasil analisis SWOT kurang maksimal. Berikut di antaranya melansir dari Mindtools:

• Membuat daftar SWOT terlalu panjang.

Tanyakan pada diri sendiri apakah ide-ide tersebut layak dicantumkan dan benar-benar menjadi factor yang penting.

• Kurang spesifik menuliskan poin-poin. 

Spesifik untuk memberikan lebih banyak fokus untuk diskusi selanjutnya.

• Tidak melihat kelemahan. 

Pastikan untuk bertanya kepada pelanggan dan kolega apa yang mereka alami dalam kehidupan nyata.

• Tidak berpikir ke depan. 

Sangat mudah untuk menghasilkan ide-ide bagus tanpa membawanya ke kesimpulan logis mereka. Selalu pertimbangkan dampak praktisnya.

• Menjadi tidak realistis. 

Jangan merencanakan secara detail untuk peluang yang belum ada. Misalnya, pasar ekspor yang Anda incar mungkin tersedia di beberapa titik, tetapi negosiasi perdagangan untuk membukanya bisa memakan waktu bertahun-tahun. 

• Mengandalkan Analisis SWOT saja. 

Analisis SWOT sangat berharga. Tetapi ketika menggunakannya bersama dengan alat perencanaan lainnya (SOAR, TOWS atau PEST), hasilnya akan lebih kuat.