Contoh Notulen Rapat Lengkap dengan Penjelasannya

Dasar-dasar notulen rapat yang efektif

Notulen rapat membantu semua peserta dan mereka yang tidak dapat hadir berada di halaman yang sama.

Tidak melakukan notulen rapat dapat menyebabkan hasil yang buruk bagi perusahaan dan dapat menghabiskan banyak waktu dan sumber daya. Jika rapat dilakukan tanpa membuat notulen rapat, Anda akan menemukan bahwa semua peserta akan memiliki ingatan yang berbeda dari rapat dengan Anda.

Anda juga berisiko melupakan apa yang dibahas dan siapa yang diberi tugas apa. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk membuat notulen rapat karena menyediakan dokumentasi tertulis tentang apa yang dibicarakan dan apa yang disepakati.

Notulen rapat mendokumentasikan poin-poin terpenting yang dibahas selama rapat. Notulen rapat merangkum beberapa tujuan berikut:

• Menginformasikan anggota tim yang tidak hadir tentang diskusi dan keputusan yang dibuat
• Menyajikan catatan diskusi untuk referensi di masa mendatang
• Memberikan "kesimpulan" untuk pertemuan yang bersifat informasi
• Menyediakan pengingat langkah-langkah tindakan selama rapat

Dokumen notulen rapat memiliki elemen kunci berikut:

Judul Rapat:  Nama rapat (misalnya, “brainstorming Peluncuran Produk Baru”).

Tujuan rapat:  Tambahkan tujuan rapat secara mendetail untuk memastikan semua orang setuju.

Tanggal:  Jangan lupa untuk menambahkan tanggal pertemuan dilakukan.

Tujuan:  Tulis tujuan pertemuan. 

Peserta:  Tambahkan nama peserta di ruang rapat.

Nomor Panggilan Konferensi / Tautan Rekaman:  Tambahkan nomor panggilan konferensi (jika ada)

Mata Acara Rapat

• Judul
• Pembawa acara
• Waktu yang Diberikan
• Keterangan
• Catatan/Sumber Daya

Contoh Notulen Rapat Bersifat Dokumen Hukum

Notulen Rapat Persiapan Sub Kegiatan Pengelolaan Administrasi Kebijakan Pemerintahan Rapat Koordinasi Tentang Pengelolaan Administrasi Kebijakan Pemerintahan Se Kabupaten/Kota Di Provinsi Banten Tahun 2021.

DASAR HUKUM

1. Undang-undang nomor 23 tahun 2000 tentang pembentukan Provinsi Banten;

2. Undang-undang nomor 23 tahun 2014 tentang pemerintahan daerah;

3. Surat keputusan kepala biro pemerintahan dan Keejahteraan Rakyat setdaprovinsi banten nomor : 125.2/13-kpa/pemkes/2021, tentang pembentukanpanitia pelaksana Kegiatan pada Sub Bagian Administrasi PemerintahandanFasiltasi Penataan Wilayah Tahun Anggaran 2021.

PESERTA RAPAT

1. Kepala Bagian Pemerintahan;

2. Kepala Sub Bagian Administrasi Pemerintahan dan Fasilitasi PenataanWilayah;

3. Bendahara Pengeluaran Pembantu Biro Pemerintahan dan KesejahteraanRakyat Setda Provinsi Banten;

4. Staf Pelaksana pada Sub Bagian Administrasi Pemerintahan danFasilitasi

Penataan wilayah.

PELAKSANAAN RAPAT

1. Rapat Persiapan Pelaksanaan Kegiatan Rapat Koordinasi Pengelolaan Administrasi Kebijakan Pemerintahan dilaksanakan pada hari Selasa tanggal 30 Maret 2021 yang bertempat di Ruang Kepala Bagian Pemerintahan Biro Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat Setda Provinsi Banten Gedung SKPD Terpadu lantai 1 KP3B Palima Kota serang;

2. Rapat di buka dengan sambutan dari Kepala Bagian Pemerintahan Biro Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat Setda Provinsi Banten selaku Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan;

3. Acara Rapat dilanjutkan dengan penyampaian Maksud dan Tujuan rapat oleh Kepala Sub Bagian Administrasi Pemerintahan dan Fasilitasi Penataan Wilayah selaku Pejabat Pelaksana Teknis Sub Kegiatan, antara lain:

• Rapat ini dilaksanakan untuk persiapan pelaksanaan Rapat Koordinasi Pengelolaan Administrasi Kebijakan Pemerintahan;
• Waktu Pelaksanaan Rapat Koordinasi Batas Daerah tersebut rencananya akan dilaksanakan pada bulan April 2021;
• Rencana Tempat Pelaksanaan di Aula/Ruang Rapat Biro Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat Setda Provinsi Banten Gedung SKPD Terpadulantai 1KP3B Palima Kota serang;
• Peserta dan Undangan dari Unsur Bagian Pemerintahan Setda Kabupaten/Kota di Provinsi Banten dengan Narasumber dari Kemendagri dan dari Pemerintah Provinsi Banten.

KESIMPULAN

Selanjutnya rapat di tutup oleh Kepala Bagian Pemerintahan, denganmenghasilkan beberapa kesimpulan antara lain :

a. Pelaksanaan Kegiatan Rapat Koordinasi Pengelolaan Administrasi KebijakanPemerintahan tersebut akan dilaksanakan pada bulan April 2021 bertempat di Ruang Rapat Biro Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat Setda Provinsi Banten Gedung SKPD Terpadu lantai 1 KP3B Palima Kota serang;

b. Peserta dan Undangan dari Unsur Bagian PemerintahanSetdaKabupaten/Kota di Provinsi Banten;

c. Untuk Narasumber Kegiatan Rapat Koordinasi Pengelolaan Administrasi Kebijakan Pemerintahan dari Kemendagri dan dari Pemerintah Provinsi Banten dan seterusnya.

Ditandatangani

KEPALA BAGIAN PEMERINTAHAN

Selaku Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan

KEPALA SUB BAGIAN ADM. PEMERINTAHAN & FASILITASI PENATAAN WILAYAH

Selaku Pejabat Pelaksana Teknis Sub Kegiatan

Contoh Notulen Rapat Sederhana Rapat Desa

Kegiatan : Rapat Koordinasi Standar Layanan Informasi Publik Desa dan Informasi yang Berkaitan Dengan Peraturan Desa Tentang Pengelolaan Aset Desa

Hari & Tanggal : Selasa, 24 Juni 2019

Waktu : Jam 09.00 – 12.30 WIB.

Tempat : Ruang Rapat Dinas Kominfo Kab. Tegal

Peserta : Sekretaris Dinas Kominfo, Kabid Disinfokom, Kasi Kelembagaan,

Perwakilan dari Inspektorat, Dispermasdes, dan kecamatan se Kabupaten Tegal.

Agenda :

1. Sosialisasi Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2018 tentang Standar Layanan Informasi Publik Desa

2. Sosialisasi Informasi Yang Berkaitan Dengan Peraturan Desa tentang Pengelolaan Aset Desa.

Notulen :

1. Rakor dipimpin langsung oleh Sekretaris Dinas Kominfo Kab. Tegal. Sekaligus sebagai narasumber yang memaparkan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2018 Tentang Standar Layanan Informasi Publik Desa.

2. Dan seterusnya.