Tujuan Administrasi Perkantoran, Simak Penjelasan Selengkapnya

Pengertian Administrasi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi diartikan sebagai usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Menurut beberapa ahli administrasi bisa diartikan sebagai:

George R.Terry

Ditulis dalam buku berjudul Office Management and Control, administrasi perkantoran diartikan sebagai kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengkordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan.

Arthur Grage

Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

Ulbert

Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara berurut, baik dari dalam maupun dari luar dengan tujuan menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkan kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian ini juga dikenal dengan istilah Tata Usaha.

William Spriegel dan Ernest Daview

Menurut Pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, yang dituliskan dalam buku Principle of Business Organization and Operation, Manajemen Perkantoran diartikan sebagai pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.

Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan administrasi sangat penting untuk perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan administrasi inilah yang akan membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan dan evaluasi dari kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan. Adapun tujuan administrasi perkantoran, diantaranya:

• Administrasi bertujuan untuk memonitoring kegiatan atau data yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi
• Agar pengelola usaha bisa mengevaluasi suatu kegiatan-kegiatan dalam pengorganisasian perusahaan.
• Menyusun suatu program pengembangan usaha dan suatu kegiatan pengorganisasian.
• Administrasi bertujuan untuk mengamankan data atau catatan atau mengamankan suatu kegiatan usaha dan organisasi perusahaan

Fungsi Administrasi

Selain tujuan, ada beberapa fungsi administrasi juga yang perlu diketahui, seperti:

1. Perencanaan (planning). Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data awal, pengolahan data, hingga menyusun rencana, untuk membuat sebuah pekerjaan, atau proyek tertentu. Kegiatan perencanaan dalam perkantoran meliputi:

• Perencanaan gedung
• Tata ruang kantor
• Penerangan/cahaya di kantor
• Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
• Standar kualitas kerja
• Sistem informasi dan telekomunikasi

2. Penyusunan (organizing). Fungsi organizing adalah menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan yang diinginkan Contohnya:

• Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan
• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
• Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

3. Pengadaan tenaga kerja (staffing). Staffing merupakan fungsi administrasi untuk menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja dengan karyawan atau tenaga kerja. Kegiatan ini meliputi:

• Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
• Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.
• Mengatur recruitment atau pemutusan hubungan kerja

4. Pemberian bimbingan (directing). Fungsi administrasi berikutnya adalah pemberian bimbingan. Fungsi ini berguna agar tugas dapat dilaksanakan dengan maksimal dan mendapatkan hasil yang memuaskan, contoh:

• Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
• Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.

5. Pengkoordinasian (coordinating). Fungsi administrasi adalah untuk mengkoordinasi seluruh kepentingan dan tujuan dari organisasi atau perusahaan yang dilaksanakan agar bisa bersatu dan dapat sejalan dan emncapai tujuan yang diinginkan.

6. Pelaporan (reporting). Fungsi administrasi sebagai pelaporan adalah memberikan informasi mengenai apa yang telah dilakukan dalam sebuah kegiatan sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban.

7. Penganggaran (budgeting). Budgeting adalah suatu kegiatan pengelolaan berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.

Ciri-Ciri Administrasi

Untuk mencapai tujuan administrasi, Anda harus benar-benar memahami apa itu administrasi termasuk apa saja ciri-cirinya:

• Adanya suatu kelompok atau organisasi yang terdiri dari dua atau lebih.
• Terdapat kerja sama antar pegawai dan atasan.
• Terdapat suatu proses atau usaha.
• Adanya sebuah bimbingan, dalam kepemimpinan dan dalam pengawasan.
• Dalam sebuah perusahaan, organisasi, atau instansi harus memiliki satu tujuan.