4 Pola Reimbursement Karyawan Mempengarui Arus Kas Perusahaan
Walau terlihat simpel, proses reimbursement dapat mempengaruhi kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan.
Reimbursement adalah pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan karyawan untuk menalangi keperluan kantor atau kerja, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis.
4 Pola Reimbursement Karyawan Mempengarui Arus Kas Perusahaan
4 Pola Reimbursement Karyawan Mempengarui Arus Kas Perusahaan
Reimbursement saat ini sudah menjadi keseharian dari operasional perusahaan dan para karyawannya. Walau terlihat simpel, proses reimbursement dapat mempengaruhi kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan.
Reimbursement adalah pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan karyawan untuk menalangi keperluan kantor atau kerja, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis.
Setelah pengeluaran dilakukan, karyawan biasanya akan mengajukan reimbursement dengan menyerahkan bukti pembayaran ke perusahaan.
Chief Business Officer Mekari, Jansen Jumino mengatakan bahwa walau terlihat sederhana, ada beban administratif dan keuangan yang ditanggung perusahaan untuk memproses dan mengeluarkan reimbursement.
"Di sisi karyawan, reimbursement juga tidak bisa dianggap remeh karena kemudahan mengurus hal tersebut berpengaruh pada kepuasan mereka terhadap sistem internal perusahaan. Sebab itu, perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses reimbursement yang efisien demi kelancaran administratif dan operasional,” kata Jansen dikutip dari Antara.
Dia melanjutkan bahwa tren terkait pola reimbursement karyawan memberi pandangan menarik bagi perusahaan mengenai cara mengatur reimbursement dengan baik.
Jansen menjelaskan, perusahaan memerlukan teknologi berupa solusi pengelolaan keuangan bisnis guna membantu perusahaan menerapkan dan menjalankan sistem reimbursement secara baik.
"Solusi memungkinkan karyawan mengajukan reimbursement beserta bukti transaksi dengan mudah melalui aplikasi yang terhubung ke payroll dan keuangan," kata Jansen.
Mekari sebagai perusahaan software-as-a-service (SaaS) mengenalkan Mekari Expense sebagai aplikasi manajemen pengeluaran yang dapat memonitor pengeluaran bisnis secara efisien, termasuk mengelola pengeluaran reimbursement yang kerap diajukan karyawan.
Dengan demikian, lanjut dia, pengajuan reimbursement tidak saja tercatat dengan rapi, tetapi pemrosesannya juga akan transparan karena semua pihak dapat melihat sejauh mana reimbursement sudah ditangani.
"Oleh sebab itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan solusi untuk kemudahan dan efisiensi dalam menangani reimbursement,” tutur Jansen.
Lalu, apa saja pola reimbursement perusahaan dan karyawan lainnya? Simak empat hal di bawah ini.
Paling Sering untuk Transportasi
Pengeluaran untuk transportasi menjadi kategori reimbursement yang paling sering diajukan, mengingat tingginya mobilitas kerja di era hybrid work.
Hingga 30 persen dari jenis reimbursement menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service. Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman (15 persen), seperti alat tulis kantor (ATK) dan kurir, diikuti oleh akomodasi, seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.
"Adanya sub-kategori pengeluaran mengharuskan perusahaan untuk memiliki sistem reimbursement yang bisa menangani kompleksitas tersebut," katanya.
Ongkos Kejar Keuntungan
Karena kerap mengunjungi pelanggan dan mitra bisnis, tim sales dan komersial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimbursement.
Sebanyak 40 persen dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti tim operasional dan produk (18 persen) yang acap kali mengecek langsung keadaan pasar. Tim engineering dan lapangan (16 persen) yang juga biasa terjun ke lapangan berada di posisi ketiga.
"Tim yang menyelesaikan kerja dari kantor, seperti keuangan dan HR, tetap mengajukan reimbursement untuk pengeluaran terkait ATK serta kas kecil lainnya,” katanya.
Semakin lancar perusahaan memproses pengajuan reimbursement, semakin cepat pula mereka mengembalikan uang ke karyawan. Data menunjukkan bahwa 42 persen perusahaan membutuhkan hingga 7 hari untuk memproses reimbursement, sedangkan yang lain membutuhkan 8-14 hari (37 persen) dan 15-21 hari (21 persen).
Untuk jadwal, sebanyak 38 persen perusahaan membayar reimbursement sekali sebulan, umumnya bersama dengan gaji. Selain itu, sebanyak 25 persen perusahaan membayar secara mingguan dan 34 persen membayar secara harian.
"Perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses reimbursement karena pengajuan yang diserahkan oleh karyawan ditangani oleh berbagai divisi, termasuk divisi payroll di HRD yang menerima pengajuan dan divisi keuangan yang bertanggung jawab untuk membayar reimbursement," kata dia.
"Pemrosesan lintas divisi ini mengharuskan perusahaan untuk menerapkan alur pengajuan reimbursement yang tertata rapi dan sistem pencatatan arus kas yang akurat,” ujar dia.
Siapa Cepat Pasti Dapat
Berdasarkan data, sebanyak 83 persen karyawan mengajukan reimbursement dalam 7 hari setelah tanggal transaksi. Selain itu, karyawan aktif umumnya mengajukan reimbursement rata-rata 5 kali sebulan dengan rata-rata nilai total Rp250 ribu.
"Karyawan bergerak cepat agar tidak melewati tenggat waktu pengajuan reimbursement yang ditetapkan perusahaan," ujar dia.
Adanya pola pengajuan dan pemrosesan reimbursement memberikan perusahaan gambaran lebih jelas bagaimana merancang sistem yang teratur untuk mengajukan dan menangani hal tersebut, mulai dari penyerahan bukti transaksi oleh karyawan hingga pembukuan semua pengeluaran perusahaan untuk menutupi reimbursement.
