Fungsi Kantor beserta Tujuannya, Berikut Penjelasannya
Kantor adalah pusat atau otak dari sebuah perusahaan atau organisasi. Kantor melakukan fungsi klerikal seperti pengumpulan informasi, pencatatan analisis, distribusi informasi dan fungsi eksekutif seperti perencanaan, perumusan kebijakan, organisasi, pengambilan keputusan dan lain sebagainya.
Jika ada satu tempat selain rumah di mana Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda, itu adalah kantor. Bangunan ini biasa digunakan sebagai tempat bekerja bagi banyak orang. Di dalamnya, kita akan menemukan berbagai aktivitas dan kesibukan.
Kata kantor sendiri adalah serapan dari bahasa Belanda yaitu kantoor. Kantor adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor tidak harus berbentuk gedung tinggi, karena suatu kamar atau ruangan kecil pun dapat disebut sebagai kantor.
-
Apa pekerjaan Ambar? Meskipun tidak terlibat dalam dunia hiburan, Ambar tetap memukau dengan gaya busana yang modis namun terlihat santai dan effortless. Ambar juga menarik perhatian dengan postur tubuhnya yang proporsional, layaknya seorang model. Ternyata, selain menjadi seorang chef yang berbakat, Ambar juga memiliki hobi pelesir keliling dunia, seperti yang terlihat dari unggahan-unggahan di media sosialnya.
-
Kapan doa pembuka rapat kerja dibaca? Doa pembukaan rapat kerja merupakan salah satu elemen penting yang sering kali dihadirkan dalam berbagai pertemuan formal, baik itu di lingkungan bisnis, pemerintahan, maupun organisasi sosial.
-
Bagaimana haji plus bekerja? Haji plus diorganisir oleh penyelenggara haji khusus yang memanfaatkan alokasi visa dari kuota haji yang ditentukan oleh pemerintah. Aturan ini diatur dalam Undang-Undang (UU) Nomor 8 Tahun 2019, yang menjadi dasar hukum bagi pelaksanaan haji plus.
-
Kapan sholat Rajab dikerjakan? Sholat Rajab dikerjakan pada malam Jumat pertama di bulan Rajab antara sholat magrib dan isya sebanyak 12 rakaat dengan 6 kali salam.
-
Bagaimana cara juragan gabah ini membuka lapangan pekerjaan? Anna lantas merintis usaha kuliner untuk menyerap tenaga kerja di sekitar rumahnya.Ia pun mendirikan Little Garden Anna Cafe & Resto di Desa Kunti sekaligus yang pertama di kampungnya.
-
Kenapa Padi Salibu dilirik Pemprov Jabar? Padi dengan teknologi salibu saat ini tengah dilirik Pemprov Jabar sebagai upaya menjaga ketahanan pangan.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah kantor artinya suatu tempat untuk mengurus pekerjaan, atau tempat bekerja. Ini adalah pusat atau otak dari sebuah perusahaan atau organisasi. Kantor melakukan fungsi klerikal seperti pengumpulan informasi, pencatatan analisis, distribusi informasi dan fungsi eksekutif seperti perencanaan, perumusan kebijakan, organisasi, pengambilan keputusan dan lain sebagainya.
Dilansir dari laman gurupendidikan.co.id, tujuan didirikannya kantor adalah untuk memberikan sistem pelayanan berupa komunikasi dan penyimpanan, serta berkumpulnya orang-orang yang mengerjakan sesuatu untuk mencapai target yang telah ditentukan.
Selain tujuannya, kami akan membahas lebih dalam tentang apa fungsi kantor yang dilansir dari laman kullabs.com.
Fungsi Dasar
Kegiatan rutin seperti mengumpulkan dan mendistribusikan informasi disebut sebagai fungsi kantor yang dasar. Fungsi kantor ini melibatkan fungsi-fungsi seperti pengumpulan, perekaman, analisis, penyimpanan, dan distribusi informasi. Setiap jenis usaha akan melakukan fungsi kantor yang dasar ini. Kegiatan dasar kantor dijelaskan sebagai berikut:
- Menerima dan mengumpulkan informasi
Ini adalah fungsi kantor yang utama, untuk mengumpulkan informasi dari sumber yang berbeda. Secara umum, ada dua sumber informasi untuk kantor yaitu internal dan eksternal. Informasi internal disediakan dari unit bisnis yang berbeda. Di sisi lain, sumber eksternal berasal dari lembaga yang mengumpulkan dan mendistribusikan informasi. - Merekam informasi
Kantor akan mencatat informasi yang tersedia dari sumber yang berbeda di 'buku masuk' dan 'buku pengiriman'. Informasi yang diperoleh dari luar organisasi seperti surat, tagihan, pesanan dll dicatat dalam buku-buku internal. Informasi yang diberikan oleh organisasi kepada orang luar dicatat dalam buku pengiriman. Sistem informasi pencatatan ini membantu mengatur catatan dan pesan bisnis. - Menganalisa
Hal ini berkaitan dengan studi detail dari informasi yang dikumpulkan. Informasi yang dikumpulkan dari berbagai sumber adalah bentuk mentah yang belum diproses. Dalam fungsi kantor ini, informasi dipelajari secara rinci guna menemukan kebutuhan informasi untuk tujuan di masa depan. - Menyimpan informasi
Informasi yang direkam harus dilindungi untuk tujuan di masa yang akan datang. Tingkat kebutuhan informasi akan menentukan berapa lama informasi tersebut harus dilindungi. Sesuai dengan pentingnya informasi, sebuah kantor akan menyimpan informasi dalam file terpisah. - Distribusi Informasi
Merupakan fungsi dasar dari setiap kantor untuk mendistribusikan informasi kepada orang dan departemen terkait. Informasi yang dikumpulkan didistribusikan ke berbagai orang dan departemen untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dan kegiatan lainnya.
Fungsi Administratif
Fungsi kantor jenis administrasi berkaitan dengan pengelolaan suatu organisasi bisnis. Ini adalah fungsi tingkat tinggi dan sifatnya non-rutin. Fungsi kantor ini berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia, pembelian, dan pengendalian perlindungan sumber daya aset, hubungan masyarakat dll. Fungsi administrasi kantor dijelaskan sebagai berikut:
- Fungsi manajerial
Kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan manajemen bisnis seperti perencanaan, pengarahan, pengendalian, pengorganisasian, dll disebut sebagai fungsi manajerial. Orang-orang dengan jabatan tinggi di organisasi terlibat dalam aktivitas manajerial dari kantor. Fungsi manajerial diperlukan untuk keberhasilan mencapai fungsi. - Fungsi sumber daya manusia
Fungsi sumber daya manusia berkaitan dengan penempatan karyawan yang tepat di tempat yang tepat. Merupakan tanggung jawab kantor untuk menentukan kebutuhan orang-orang dengan keterampilan yang berbeda dan menempatkan mereka pada posisi yang tepat setelah memilih kandidat yang sesuai. Kantor akan membuat catatan kinerja karyawan, memberikan reward, dan manfaat. - Fungsi pembelian dan kontrol
Kantor akan melibatkan identifikasi aset yang berbeda dan kebutuhan sumber daya untuk bisnis. Ini adalah fungsi dasar kantor untuk membeli aset yang sesuai dengan harga yang wajar. Kantor mengembangkan mekanisme sistematis untuk membeli aset dan sumber daya lain yang diperlukan untuk bisnis dengan biaya seminimal mungkin. - Humas
Hubungan dengan publik seperti pemegang saham, kreditur, pemasok, media, kelompok sosial, pelanggan, komunitas dll disebut sebagai hubungan masyarakat. Merupakan tanggung jawab kantor untuk menjaga hubungan dengan orang-orang yang secara langsung atau tidak langsung berhubungan dengan bisnis. Kantor memelihara hubungan dekat dengan publik dengan mendistribusikan informasi secara teratur dan menyelenggarakan berbagai kegiatan. - Melindungi properti
Kantor harus melindungi properti dan aset organisasi. Aktivitas ini dapat berupa memelihara catatan aset dan memberikan informasi terbaru tentang situasi saat ini. Merupakan tanggung jawab kantor untuk melindungi aset dari pencurian dan kerusakan seperti kebakaran, kecelakaan, banjir, dll. Kantor harus menyediakan pemeliharaan rutin atas sumber dayanya. - Pengembangan sistem dan prosedur
Sistem dan prosedur diperlukan agar berhasil menyelesaikan berbagai aktivitas. Fungsi kantor digunakan untuk mengembangkan prosedur dan sistem berbeda yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Ini membantu membawa kesederhanaan ke dalam setiap pekerjaan kantor. Oleh karena itu, sebuah kantor harus memiliki sistem dan prosedur yang dikembangkan untuk melaksanakan setiap pekerjaan.