3 Contoh Surat Penawaran yang Baik dan Benar

Merdeka.com - Surat adalah salah satu alat komunikasi berupa pesan tertulis secara jarak jauh. Surat pertama digunakan pada tahun 2000 SM, jauh sebelum internet diciptakan. Kini seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi, surat sudah semakin jarang dipakai, namun sudah berkembang menjadi surat elektronik.

Perkembangan dunia yang pesat di berbagai sektor membuat fungsi surat bergeser. Orang-orang sudah sangat jarang bertukar pesan pribadi melalui surat karena sudah ada aplikasi pesan yang lebih mudah dan cepat.

Surat lalu berkembang menjadi berbagai jenis, sesuai dengan kebutuhan manusia. Adapun beberapa jenis surat yang masih ada di dunia adalah surat lamaran kerja, surat dinas, serta surat niaga.

Pada surat niaga, biasanya dibuat oleh badan yang melakukan transaksi jual beli barang dan jasa. Contoh dari surat niaga adalah surat penawaran dan surat penagihan. Berikut merdeka.com akan membahas tentang pengertian surat penawaran, isi surat penawaran, serta contoh surat penawaran:

Pengertian Surat Penawaran

Surat penawaran adalah sebuah surat yang dibuat oleh calon penjual dan ditujukan oleh calon pembeli. Surat penawaran berisi suatu informasi mengenai tawaran barang atau jasa yang hendak dijual. Surat ini biasanya dibuat karena permintaan calon pembeli atau inisiatif calon penjual itu sendiri.

Pada beberapa contoh surat penawaran, calon penjual biasa menggunakannya untuk memperkenalkan barang-barang, khususnya produksi yang masih baru dan belum dikenal oleh masyarakat umum.

Adapun surat penawaran memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:

a. Sebagai sarana untuk mengenalkan suatu produk dan jasa kepada calon pembeli potensial,

b. Sebagai cara untuk menjaga hubungan antara penjual dan pembeli setia agar tidak terputus,

c. Agar pemasaran semakin besar dan jaringan yang terjalin dengan perusahaan lain semakin luas, dan

d. Sebagai bentuk promosi suatu produk atau jasa baik kepada perusahaan lain atau masyarakat umum.

Unsur Surat Penawaran

Sebelum beranjak ke contoh surat penawaran, perlu diketahui terlebih dahulu apa saja unsur-unsur yang ada di dalam surat penawaran. Berikut adalah unsur-unsur utama dalam pembuatan surat penawaran:

a. Kop Surat

Kop surat biasanya berisi logo perusahaan dan nama perusahaan. Keduanya harus ditulis dalam huruf kapital. Selain itu, kop surat juga berisi alamat dan nomor telepon dari perusahaan tersebut. Apabila ada, alamat surat elektronik juga lebih baik dicantumkan.

b. Nomor surat

c. Lampiran

d. Hal

Bagian ini diisi dengan perihal surat yang dituliskan.

e. Nama kota dan tanggal surat diterbitkan

f. Alamat penerima surat

Pada bagian ini usahakan untuk menghindari kata ‘kepada’.

g. Salam pembuka

Salam pembuka yang biasa digunakan pada surat penawaran adalah ‘dengan hormat’. Jangan lupa bubuhkan tanda koma setelah salam pembuka ditulis.

h. Isi surat penawaran

Bagian ini berisikan apa-apa saja yang ingin disampaikan kepada penerima surat penawaran. Tuliskan nama, merk dan jenis barang dan jasa yang ditawarkan. Selain itu, sertakan juga harga, serta proses pengiriman barang/jasa.

Jangan lupa untuk menambahkan beberapa detail dalam surat. Hal tersebut berupa penjelasan tentang keunggulan dari barang/jasa yang ditawarkan. Tuliskan juga diskon atau penawaran terbatas lainnya jika memang ada.

I. Salam penutup

Kalimat yang bisa digunakan dalam salam pembuka adalah ‘hormat kami’. Selanjutnya jangan lupa tuliskan nama, jabatan, serta, tanda tangan dari penanggung jawab surat penawaran tersebut.

Contoh Surat Penawaran

Setelah mempelajari tentang unsur surat penawaran, selanjutnya akan ada beberapa contoh surat penawaran.

1. Contoh Surat Penawaran Barang

PT. BuahQJl. Ni Saja Dulu No. 23Denpasar

08 November 2023

Nomor: 10/07/X/2023Hal: Penawaran BarangLamp: 1 lembar brosur BuahQ

Yth,Manager Hwang RenjunJakarta

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami ingin memperkenalkan perusahaan kami. PT. BuahQ adalah perusahaan yang bergerak dalam distributor buah. Kami menyediakan berbagai buah segar, tidak hanya buah lokal namun juga buah impor.

PT. BuahQ telah bergerak selama hampir 5 tahun, dan untuk merayakan hari jadi [perusahaan yang ke-5, kami memiliki penawaran menarik terkait buah-buahan segar yang ada di pasaran. Bersama surat ini kami lampirkan brosur berisi detail produk yang kami tawarkan.

Demikian surat penawaran dari kami. Kami berharap penawaran ini bisa menarik perhatian Anda, sehingga kedua belah pihak akan saling menguntungkan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Denpasar, 08 November 2023

Hormat kami

Maria Mercedes

2. Contoh Surat Penawaran Jasa

PT. Si GesitJl. Kita Masih Panjang No. 16Bogor

23 Maret 2023

Nomor: 76/10/XI/2023Hal: Penawaran JasaLamp: 1 lembar brosur Si Gesit

Yth,Manager Resto WuenakJakarta

Dengan hormat,

Melalui surat ini, izinkan kami untuk memperkenalkan perusahaan kami. PT. Si Gesit adalah perusahaan jasa yang bergerak untuk mengantar barang dengan cepat dan tepat. Berbekal slogan “Si Gesit Irit!” kami berusaha untuk menjadi perusahaan kurir terbaik dan terpercaya.

Melihat potensi yang ada pada kedua belah pihak, kami ingin menawarkan kerja sama dengan rumah makan Anda. Sebagai salah satu rumah makan terbaik di Jakarta, kami ingin membantu Restoran Wuenak untuk mempermudah pelanggan dalam melakukan pesan antar. Untuk mengetahui lebih detail mengenai penawaran kami, kami lampirkan satu brosur dari Si Gesit.

Demikian surat penawaran dari kami. Kami berharap penawaran ini bisa menarik perhatian Anda, sehingga kedua belah pihak akan saling menguntungkan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Bogor, 23 Maret 2023

Hormat kami

Rudy Woodpecker

3. Contoh Surat Penawaran Barang

PT. Medika MesraJl. Wiki No. 24Semarang

6 Mei 2023

Nomor: 29/13/XIII/2023Hal: Penawaran BarangLamp: 1 lembar daftar alat medis

Yth,Manager RS WellingtonJogja

Dengan hormat,Melalui surat ini, kami ingin memperkenalkan perusahaan kami, Medika Mesra. Medika Mesra adalah perusahaan produsen alat-alat medis. Kami menyediakan alat-alat medis kualitas premium sehingga aman dan nyaman untuk digunakan oleh para tenaga medis.

Kami percaya bahwa RS Wellington hanya menggunakan alat-alat medis terbaik demi keselamatan dan kenyamanan pasien serta tenaga medis. Karena itu, penawaran kami sangat cocok bagi Anda. Bersama surat ini kami lampirkan brosur berisi detail produk yang kami tawarkan.

Demikian surat penawaran dari kami. Kami berharap penawaran ini bisa menarik perhatian Anda, sehingga kedua belah pihak akan saling menguntungkan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Semarang, 6 Mei 2023

Hormat kami

Raghava Suksma (mdk/amd)