8 Fungsi Struktur Organisasi Perusahaan yang Penting Diketahui

Merdeka.com - Struktur organisasi tidak hanya dibutuhkan oleh perusahaan besar yang telah memiliki ribuan karyawan dan jenjang pangkat yang rumit. Struktur organisasi ternyata juga penting bagi setiap perusahaan yang sedang berkembang untuk memberikan panduan dan kejelasan tentang masalah sumber daya manusia tertentu, seperti otoritas manajerial.

Struktur organisasi didefinisikan sebagai pola atau jaringan hubungan yang ada di antara berbagai posisi. Ini adalah pola hubungan yang telah dihasilkan melalui proses perencanaan sadar.

Struktur organisasi ini selain menunjukkan peran dan tugas masing-masing posisi juga menunjukkan tujuan organisasi itu sendiri, apa yang ingin dicapai dalam waktu dekat maupun jangka panjang.

Menurut Peter Drucker, struktur organisasi adalah sarana yang sangat diperlukan, dan struktur yang salah akan sangat merusak kinerja bisnis dan bahkan dapat menghancurkannya.

Struktur organisasi harus dirancang sedemikian rupa untuk memungkinkan pencapaian tujuan bisnis selama lima, sepuluh atau lima belas tahun ke depan.

Berikut selengkapnya merdeka.com merangkum fungsi struktur organisasi perusahaan yang penting diketahui:

Fungsi Struktur Organisasi Perusahaan

Hubungan Otoritas yang Jelas

Fungsi struktur organisasi perusahaan berguna untuk mengalokasikan wewenang dan tanggung jawab. Ini menentukan siapa yang mengarahkan siapa dan siapa yang bertanggung jawab atas hasil apa.

Struktur membantu setiap anggota organisasi untuk mengetahui apa perannya dan bagaimana kaitannya dengan peran lainnya.

Pola Komunikasi

Fungsi struktur organisasi perusahaan juga menyediakan pola komunikasi dan koordinasi. Dengan mengelompokkan aktivitas dan orang, memfasilitasi komunikasi antara orang-orang yang berpusat pada aktivitas pekerjaan mereka. Orang-orang yang memiliki masalah bersama untuk dipecahkan seringkali perlu berbagi informasi.

Lokasi Pusat Keputusan

Fungsi struktur organisasi perusahaan menentukan lokasi pusat pengambilan keputusan dalam organisasi. Sebuah department store, misalnya, dapat mengikuti struktur yang menyerahkan penetapan harga, promosi penjualan, dan hal-hal lain sebagian besar ke masing-masing departemen untuk memastikan bahwa berbagai kondisi departemen dipertimbangkan.

Sebaliknya, kilang minyak dapat memusatkan keputusan produksi, penjadwalan dan pemeliharaan di tingkat atas untuk memastikan bahwa saling ketergantungan di sepanjang aliran pekerjaan dipertimbangkan.

Keseimbangan yang Tepat

Fungsi struktur organisasi perusahaan akan menciptakan keseimbangan dan penekanan kegiatan yang tepat. Mereka yang lebih penting bagi keberhasilan perusahaan mungkin ditempatkan lebih tinggi dalam organisasi.

Penelitian di perusahaan farmasi, misalnya, mungkin dipilih untuk dilaporkan kepada manajer umum atau direktur pelaksana perusahaan.

Kegiatan-kegiatan dengan kepentingan yang sebanding mungkin diberikan tingkat yang kira-kira sama dalam struktur untuk memberi mereka penekanan yang sama.

Membangun Mekanisme Integrasi

Pengaturan struktur organisasi yang tepat harus dibuat untuk membangun sistem koordinasi. Integrasi atau koordinasi dapat dicapai melalui hubungan otoritas yang tepat-horizontal, dan lateral-dan melalui sistem informasi dan komunikasi yang terorganisir dengan baik. 

Sistem integrasi yang baik menjamin kesatuan tujuan, kerja tim, semangat tim, dan semangat kerja yang tinggi, serta menghindari kurangnya inisiatif, kebingungan, kekacauan, dan ketidakaktifan.

Merangsang Kreativitas

Fungsi struktur organisasi perusahaan yang baik merangsang pemikiran kreatif dan inisiatif di antara anggota organisasi dengan memberikan pola otoritas yang terdefinisi dengan baik. Semua orang tahu bidang spesialisasinya dan di mana usahanya akan dihargai.

Mendorong Pertumbuhan

Fungsi struktur organisasi perusahaan menyediakan kerangka kerja di mana fungsi perusahaan. Jika fleksibel itu akan membantu dalam menghadapi tantangan dan menciptakan peluang untuk pertumbuhan.

Struktur organisasi yang baik memfasilitasi pertumbuhan perusahaan dengan meningkatkan kapasitasnya untuk menangani peningkatan tingkat aktivitas.

Memanfaatkan Peningkatan Teknologi

Struktur organisasi yang baik yang dapat beradaptasi dengan perubahan dapat memanfaatkan teknologi terbaru sebaik mungkin. Ini akan mengubah pola hubungan otoritas-tanggung jawab yang ada setelah perbaikan teknologi.

Faktor Penentu Struktur Organisasi

Struktur organisasi dirancang secara sadar oleh manajemen. Namun, dalam merancang struktur, faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan:

Tujuan dan Strategi

Desain struktur dimulai dengan identifikasi tujuan organisasi. Tidak ada cara untuk merancang seperti apa seharusnya struktur utama sebuah organisasi, tanpa mengecilkan tujuan organisasi dan apa yang ingin dicapai.

Karena sebuah organisasi adalah sistem yang berorientasi pada tujuan, cukup sah bahwa tujuannya memiliki peran yang menentukan dalam merancang strukturnya. Tujuan menentukan tugas dan strateginya.

Lingkungan

Organisasi adalah sebuah sistem dan setiap sistem memiliki batasannya. Di luar batas, terdapat lingkungan eksternal yang tidak hanya mempengaruhi pembentukan dan fungsi organisasi tetapi juga strukturnya.

Untuk mengatasi perubahan lingkungan, antara lain, proses organisasi, tujuan dan struktur diubah dan dibuat sejalan dengan perubahan.

Lingkungan mencakup semua faktor ekonomi, sosial, budaya, politik, hukum dan teknologi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi fungsi organisasi.

Oleh karena itu, struktur organisasi harus dirancang dengan mempertimbangkan perubahan yang mungkin terjadi di lingkungan.

Teknologi

Organisasi adalah sistem sosio-teknis. Aspek teknologi yang mengacu pada cara di mana berbagai kegiatan akan dilakukan, merupakan bagian penting dari struktur organisasi.

Karena kegiatan terkait dengan tujuan, mereka juga terkait dengan teknologi. Karena setiap aktivitas yang akan dilakukan memerlukan beberapa jenis teknologi, jenis teknologi yang digunakan dalam organisasi untuk melakukan aktivitas yang berbeda juga akan mempengaruhi struktur organisasi secara langsung dan tidak langsung.

Orang

Organisasi dibentuk oleh dan dioperasikan melalui orang. Sejumlah besar orang dipekerjakan untuk pekerjaan manajerial dan non-manajerial dan berbagai kegiatan ditugaskan kepada mereka dan akhirnya mereka ditempatkan dalam hubungan otoritas.

Orang-orang ini membawa beberapa tujuan, nilai, persepsi, keyakinan dan sikap yang memiliki refleksi langsung pada struktur organisasi. Oleh karena itu, faktor-faktor ini harus diperhatikan pada saat merancang struktur organisasi.

Ukuran

Ada beberapa kriteria untuk menentukan ukuran organisasi seperti jumlah orang yang dipekerjakan, jumlah modal yang diinvestasikan, volume omset, dan kapasitas fisik.

Namun, 'ukuran' umumnya digunakan untuk merujuk pada jumlah karyawan atau anggota organisasi. Jadi organisasi bisa kecil atau besar tergantung pada jumlah karyawan mereka.

Ketika sebuah organisasi tumbuh dalam ukuran, strukturnya secara alami menjadi lebih kompleks atau rumit. Pekerjaan yang dulu bisa ditangani oleh satu orang dibagi dan dibagi lagi; lapisan pengawasan baru disisipkan di antara eksekutif puncak dan pangkat dan arsip. (mdk/amd)