Fungsi Sekretaris, Pengertian, Beserta Tugas-tugasnya dalam Organisasi

Merdeka.com - Seorang sekretaris terkadang dapat mengambil tanggung jawab lebih dari sekadar menjawab telepon dan menerima pesan. Sekretaris juga dapat mengandalkan beragam keterampilan untuk membantu mereka berhasil dalam pekerjaan mereka.

Seringkali, sekretaris mungkin merupakan individu yang bertanggung jawab untuk menjaga agar administrasi dan operasi kantor berjalan dengan lancar.

Dalam kapasitas ini, penting bagi sekretaris untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan, dan mampu membuat catatan yang jelas dan akurat karena peran sekretaris terutama untuk membuat catatan resmi rapat.

Berikut merdeka.com merangkum fungsi sekretaris, pengertian, beserta tugas-tugasnya:

Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah seorang profesional administrasi yang memainkan peran integral dalam bisnis dan lingkungan organisasi lainnya. Sekretaris biasanya adalah individu yang memelihara dan mengatur tugas kantor, menerapkan prosedur dan melaksanakan tugas administrasi tambahan, tergantung pada sifat pekerjaan mereka. 

Misalnya, tugas administratif yang menjadi tanggung jawab sekretaris dapat berbeda antara industri seperti hukum, sektor perusahaan swasta, dan entitas pemerintah. Namun, seorang sekretaris mungkin bertanggung jawab atas beberapa tugas umum yang dapat mencakup:

Bekerja dalam kapasitas resepsionis untuk menyambut klien, pelanggan, dan pengunjung

Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon

Mengatur dokumen dan dokumen dan memelihara sistem pengarsipan

Membantu supervisor dan staf dengan proyek dan tugas perusahaan

Fungsi Sekretaris dalam Perusahaan

Fungsi Sekretaris sebagai Pejabat Eksekutif:

 Sekretaris harus bertindak sebagai Pejabat Eksekutif. Dia harus menjalankan fungsi resmi. Dia bertanggung jawab atas uang tunai, rekening, catatan, saham, urusan publisitas. Sekretaris harus mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor.

Fungsi Sekretaris sebagai Petugas Penghubung:

Sekretaris harus bertindak sebagai petugas penghubung. Dia adalah penghubung antara manajemen puncak dan staf dan, melalui dia keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan karyawan disampaikan oleh sekretaris kepada manajemen.

Sekretaris juga bertindak sebagai humas organisasi kepada pemerintah dan masyarakat umum. Dalam kasus perusahaan sekretaris harus menjaga hubungan yang erat antara direksi dan kepala departemen dan juga antara direksi dan staf.

Fungsi Sekretaris sebagai Penasehat Manajemen :

Sekretaris adalah Penasehat Manajemen. Dalam kebanyakan kasus, otoritas sangat bergantung pada nasihat sekretaris. Pendapatnya sangat berharga bagi manajemen. Sifat yang tepat dan tingkat saran yang diberikan oleh sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat dan ukuran organisasi.

Sekretaris memberikan nasihatnya dengan bijaksana di bawah penutup saran, sebaliknya akan melukai ego majikan jika dia merasa sedang dinasihati oleh bawahannya.

Sekretaris sebuah pemerintahan di departemen fasih dengan kegiatan departemennya dan tahu kebijakan apa yang harus diambil untuk menjalankan departemennya. Oleh karena itu, ia berada dalam posisi yang lebih baik untuk memberi saran kepada para menteri tentang tindakan yang harus diambil untuk merumuskan keputusan kebijakan pemerintah.

Tugas Sekretaris

Tugas dan tanggung jawab sekretaris

Tugas sekretaris dapat bervariasi tergantung di mana mereka bekerja, dan terkadang sekretaris melebihi persyaratan pekerjaan mereka.

1. Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon
2. Mengatur dan mendistribusikan pesan
3. Menjaga jadwal perusahaan
4. Mengatur dokumen dan file
5. Menyambut klien bisnis dan tamu
6. Mendokumentasikan informasi keuangan
7. Memelihara dan memesan perlengkapan kantor
8. Menjadwalkan rapat dan konferensi
9. Membantu eksekutif dengan tugas proyek
10. Staf pengawas dan karyawan baru
11. Berkoordinasi dengan organisasi lain
12. Menerapkan prosedur administrasi

(mdk/amd)