PMO Adalah Struktur Manajemen dalam Perusahaan, Ini Pengertian dan Perannya

Project Management Office atau yang biasa disingkat PMO adalah grup atau departemen yang mendefinisikan, memelihara, dan memastikan standar manajemen proyek di seluruh organisasi perusahaan atau instansi. Dapat juga dikatakan bahwa PMO adalah struktur dalam manajemen yang melakukan standarisasi proses yang berhubungan dengan proyek dan berkoordinasi dalam penggunaaan sumber daya, metodologi, alat dan teknik.

PMO adalah pihak yang membantu perusahaan untuk mengatur dan mengoptimalkan sumber daya agar dapat menyelesaikan proyek yang tengah berjalan. Sehingga, peran PMO sangatlah penting dalam bidang project management.

Berikut penjelasan selengkapnya mengenai PMO yang penting diketahui.

Apa Itu PMO?

Sebelum membahas mengenai hal ini lebih lanjut, ada baiknya Anda tahu terlebih dahulu definisi atau pengertian dari PMO.

Project Management Office atau PMO adalah sebuah tim atau departemen, internal maupun eksternal, yang membuat dan menjaga standar manajemen proyek di satu perusahaan. PMO menyimpan dokumentasi dan metrik untuk melaksanakan proyek dan bertugas memastikan proyek disampaikan tepat waktu dan sesuai anggaran.

Tujuan utama PMO adalah untuk mencapai manfaat dari standarisasi dan mengikuti proses, kebijakan, dan metode manajemen proyek. PMO terkadang berada di luar perusahaan. Baik internal maupun outsourcing, dan PMO harus mewujudkan budaya serta strategi organisasi agar menjadi paling efektif. Karena semakin banyak perusahaan dengan PMO yang menerima pengembalian investasi, popularitas kantor tersebut meningkat. Hampir tujuh dari 10 organisasi secara global memiliki PMO, menurut Project Management Institute (PMI).

Fungsi PMO

Mengutip binus.ac.id, fungsi utama PMO adalah sebagai berikut:

1. Menyediakan kebijakan, metodologi, dan template untuk mengelola proyek dalam organisasi, 2. Memberikan dukungan dan bimbingan kepada orang lain dalam organisasi tentang cara mengelola proyek, melatih orang lain dalam manajemen proyek atau perangkat lunak manajemen proyek, dan membantu dengan alat manajemen proyek tertentu,

3. Menyediakan Manajer Proyek untuk berbagai proyek, dan bertanggung jawab atas hasil proyek tersebut (Semua Proyek, atau proyek dengan ukuran, jenis, atau pengaruh tertentu, dikelola oleh kantor ini).

Manfaat PMO bagi Perusahaan

Keuntungan yang akan didapat dari performa PMO yang efektif dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan tingkat kesuksesan proyek (mengurangi tingkat kegagalan proyek). 2. Menyediakan praktik standar untuk proyek dalam perusahaan

3. Membantu CIO dalam mendeliver proyek IT strategic yang dapat memuaskan CFO dan internal customer. 4. Dapat mengelola keuangan perusahaan sehingga dapat tercipta cost reduction. 5. Memungkinkan untuk pengelolaan resource yang lebih baik sehingga produktivitas meningkat. 6. Memberikan dukungan pada proyek dan memberikan payback yang lebih besar. 7. Perbaikan kapabilitas perusahaan dalam meluncurkan produk (lebih kreatif, adaptif, dan cerdas dalam peluncuran produk baru).

Peran dan Tanggung Jawab PMO

PMO umumnya bertanggung jawab atas panduan, dokumentasi, dan metrik yang terkait dengan praktik seputar manajemen dan implementasi proyek dalam organisasi.

Seorang PMO mungkin juga terlibat dalam tugas-tugas terkait proyek dan menindaklanjuti kegiatan proyek sampai selesai.

Departemen PMO mencatat status perkembangan dari setiap proyek yang dikerjakan dan memastikan bahwa proyek-proyek tersebut dilakukan sebaik mungkin. Perusahaan melaporkan kegiatan proyek, masalah dan persyaratan untuk manajemen eksekutif sebagai alat strategis dalam menjaga pelaksana dan pembuat keputusan bergerak menuju tujuan dan sasaran bisnis atau misi yang konsisten. Jadi, jika ada sebuah rencana pada suatu organisasi maka rencana tersebut harus diserahkan ke organisasi PMO sebab mulai dari inisiasi sampai dengan closing project akan menjadi urusan PMO.

PMO umumnya mendasarkan prinsip, praktik, dan proses manajemen proyeknya pada metodologi standar industri. Berikut adalah beberapa metodologi manajemen proyek yang umum digunakan: 1. Agile Metode Agile berlaku untuk proyek yang membutuhkan kecepatan, fleksibilitas, dan pengiriman produk yang berkelanjutan ke pelanggan dalam siklus pengiriman yang singkat. Agile Project Management adalah pendekatan iteratif untuk merencanakan dan memandu proses proyek yang memecahnya menjadi siklus yang lebih kecil yang disebut sprint, atau iterasi.

2. Waterfall Metodologi Waterfall memungkinkan peningkatan kontrol selama setiap fase proyek tetapi bisa menjadi tidak fleksibel jika terjadi perubahan ruang lingkup proyek. 3. Scrum. Istilah ini, berdasarkan formasi pemain dalam permainan rugby, merupakan bagian dari Agile framework. Pengirimannya jatuh tempo setiap 30 hari. Kelompok kerja yang mengalami kesulitan dalam memprioritaskan pekerjaan dapat meningkatkan produktivitas saat beralih ke Scrum.

4. Six Sigma. Six Sigma adalah metodologi yang digunakan untuk meningkatkan proses dengan membuang apa yang dianggap cacat -- atau produk atau layanan yang tidak sesuai dengan spesifikasinya.

Tantangan Implementasi PMO

Pada dasarnya, PMO yang paling terorganisir pun pasti akan menghadapi beberapa tantangan dalam praktiknya.

Mengutip Tech Target, tantangan-tantangan tersebut dapat mencakup kegagalan untuk menetapkan tujuan, sasaran, dan tonggak pencapaian yang tepat, serta manajemen pemangku kepentingan dan manajemen sumber daya yang buruk.

Scope creep adalah masalah umum lainnya yang dapat terjadi ketika persyaratan proyek berubah dari apa yang telah disepakati di awal. Hal ini dapat menyebabkan pembengkakan anggaran yang dapat mengalir dan memengaruhi banyak proyek yang diawasi PMO. Selanjutnya, jika PMO tidak diberikan tingkat kewenangan yang sesuai, atau kekurangan dukungan dari manajemen puncak, atau jika ruang lingkupnya tidak didefinisikan dengan jelas, hal ini dapat menimbulkan tantangan yang serius.

Tantangan lain yang merusak atau menggagalkan manfaat PMO adalah sebagai berikut: - kurangnya komunikasi antara PMO dan anggota tim; - membentuk tim yang tidak memiliki keahlian yang tepat; - kurangnya visibilitas ke dalam kerja tim; - gagal mengantisipasi atau menyelesaikan konflik tim secara memadai.