Retensi adalah Upaya Menyimpan dan Mempertahankan Informasi, Ketahui Tujuannya

merdeka.com Sekitar 1 Tahun yang lalu

Merdeka.com - Menyimpan dokumen penting adalah kegiatan yang umum dilakukan. Hal ini dilakukan tidak lain untuk memastikan bahwa dokumen tersebut tersimpan dengan baik, sehingga ketika dibutuhkan sewaktu-waktu, Anda bisa menggunakan dengan mudah.

Dalam istilah, kegiatan menyimpan data ini sering disebut dengan retensi. Retensi adalah suatu upaya menyimpan atau mempertahankan informasi, dokumen, data, atau rekaman dalam jangka waktu tertentu. Umumnya, informasi atau dokumen yang disimpan adalah data-data penting untuk keperluan administrasi.

Selain menjaga dan memastikan ketersediaan informasi, terdapat berbagai tujuan retensi lainnya yang tidak kalah penting. Mulai dari upaya meminimalisir risiko hukum, mendukung proses audit, memelihara sejarah organisasi, menjaga sejarah organisasi, hingga mendukung pengambilan keputusan.

Orang lain juga bertanya?

Sebagai kegiatan umum yang sering dilakukan, maka penting bagi Anda untuk memahami apa itu retensi. Selain memahami pengertiannya, Anda juga perlu mengetahui berbagai tujuan, jenis dokumen, hingga proses pelaksanaan retensi yang perlu dilakukan.

Terutama, bagi Anda bekerja di bidang administrasi, ini adalah hal dasar yang perlu diketahui. Oleh karena itu, kami merangkum pengertian, tujuan, jenis dokumen, hingga proses retensi adalah sebagai berikut.

Pengertian dan Tujuan Retensi

Retensi adalah proses atau kegiatan menyimpan atau mempertahankan informasi, dokumen, data, atau rekaman dalam jangka waktu tertentu. Tujuan umum dari retensi adalah untuk memastikan bahwa informasi tersebut tersedia dan dapat diakses ketika dibutuhkan di masa depan.

Selain memastikan ketersediaan dokumen untuk keperluan yang dibutuhkan, terdapat berbagai tujuan retensi lainnya yang tidak kalah penting. Beberapa tujuan retensi adalah sebagai berikut:

Menjaga dan memastikan ketersediaan informasi di masa depan: Retensi digunakan untuk memastikan bahwa informasi, dokumen, atau data penting tersedia ketika dibutuhkan di masa depan. Hal ini sangat penting untuk memastikan kelancaran operasi bisnis dan pemenuhan kewajiban hukum.

Meminimalkan risiko hukum: Retensi juga bertujuan untuk meminimalkan risiko hukum, misalnya dengan memastikan bahwa dokumen penting terkait pajak, kontrak, atau sertifikasi disimpan dengan baik dan dalam waktu yang cukup sesuai dengan persyaratan hukum.

Mendukung audit dan investigasi: Dengan menyimpan dokumen yang relevan, retensi dapat membantu audit internal atau eksternal dan investigasi terkait pelanggaran atau masalah lain yang terkait dengan perusahaan.

Memelihara sejarah organisasi: Retensi juga berfungsi untuk memelihara sejarah dan memori organisasi, yang dapat membantu organisasi memahami perkembangan, strategi, dan kebijakan masa lalu.

Menjaga rahasia perusahaan: Retensi juga bertujuan untuk menjaga kerahasiaan perusahaan dengan menyimpan dokumen atau data penting di tempat yang aman dan hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang.

Mendukung pengambilan keputusan: Retensi dapat membantu pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi yang relevan dan akurat di masa depan, serta membantu memastikan bahwa keputusan yang dibuat didasarkan pada fakta dan bukti yang valid.

Dalam semua tujuan retensi, penting untuk memperhatikan persyaratan hukum dan kebijakan internal organisasi untuk memastikan bahwa dokumen dan data disimpan dengan benar dan aman.

Jenis Dokumen Retensi

Setelah mengetahui pengertian dan tujuan retensi, berikutnya akan dijelaskan jenis-jenis dokumen apa saja yang biasanya dilakukan retensi. Seperti disebutkan, dokumen yang dilakukan retensi adalah dokumen-dokumen penting yang biasanya dibutuhkan untuk keperluan administrasi atau kegunaan lain.

Mulai dari dokumen keuangan, dokumen kontrak, dokumen personalia, dokumen properti, hingga dokumen pendidikan. Berbagai jenis dokumen retensi adalah sebagai berikut:

Dokumen keuangan: Dokumen keuangan seperti laporan keuangan, rekening bank, dan bukti pembayaran harus disimpan untuk memenuhi persyaratan pajak dan audit.

Dokumen kontrak: Kontrak seperti perjanjian sewa, kontrak jasa, atau kontrak pembelian harus disimpan untuk memenuhi persyaratan hukum dan untuk referensi di masa depan.

Dokumen personalia: Dokumen personalia seperti lamaran kerja, data karyawan, dan kontrak kerja harus disimpan untuk memenuhi persyaratan hukum dan administratif terkait karyawan.

Dokumen properti: Dokumen properti seperti sertifikat tanah, akta jual beli, atau izin pembangunan harus disimpan untuk memenuhi persyaratan hukum terkait properti.

Dokumen hukum: Dokumen hukum seperti peraturan perundang-undangan, putusan pengadilan, atau perjanjian damai harus disimpan untuk memenuhi persyaratan hukum dan sebagai referensi di masa depan.

Dokumen proyek: Dokumen proyek seperti jadwal proyek, laporan kemajuan, atau hasil riset harus disimpan untuk referensi di masa depan dan untuk memenuhi persyaratan hukum terkait proyek.

Dokumen keamanan: Dokumen keamanan seperti rekaman CCTV, laporan kecelakaan, atau log akses ke sistem harus disimpan untuk keamanan dan kepentingan investigasi di masa depan.

Dokumen pendidikan: Dokumen pendidikan seperti ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat pelatihan harus disimpan sebagai bukti pendidikan atau sebagai persyaratan untuk melamar pekerjaan atau studi lanjut.

Dokumen-dokumen ini harus disimpan dengan hati-hati dan aman, serta hanya diakses oleh orang yang berwenang. Jangka waktu penyimpanan dokumen harus ditentukan sesuai dengan persyaratan hukum atau kebijakan organisasi.

Proses Retensi

Setelah memahami pengertian, tujuan, dan jenisnya, terakhir akan dijelaskan proses yang dilakukan dalam kegiatan retensi. Dalam hal ini, proses retensi melibatkan beberapa langkah atau tahapan. Mulai dari identifikasi dokumen, menentukan jangka waktu penyimpanan, menentukan tempat penyimpanan, hingga pemusnahan data dan proses audit.

Beberapa proses yang dilakukan dalam kegiatan retensi adalah sebagai berikut:

Identifikasi dokumen yang harus disimpan: Langkah pertama dalam proses retensi adalah mengidentifikasi dokumen, data, atau informasi yang harus disimpan. Hal ini dapat dilakukan dengan merujuk pada peraturan pemerintah, persyaratan hukum, atau kebijakan internal organisasi.

Menentukan jangka waktu penyimpanan: Setelah dokumen yang harus disimpan diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah menentukan jangka waktu penyimpanan yang sesuai. Ini tergantung pada jenis dokumen atau data dan persyaratan hukum atau kebijakan organisasi.

Menyiapkan tempat penyimpanan: Dokumen atau data harus disimpan dengan aman dan terlindungi dari akses yang tidak sah. Oleh karena itu, langkah selanjutnya adalah menyiapkan tempat penyimpanan yang sesuai, seperti ruang arsip atau server data.

Melakukan penyimpanan: Setelah tempat penyimpanan disiapkan, dokumen atau data harus disimpan dengan benar sesuai dengan persyaratan hukum atau kebijakan organisasi. Ini dapat melibatkan proses labeling, pengarsipan, atau pengamanan data.

Mengontrol akses: Akses ke dokumen atau data yang disimpan harus dikontrol untuk memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat mengaksesnya. Ini dapat dilakukan dengan memberikan izin akses terbatas atau dengan membatasi akses ke ruang arsip atau server data.

Pemusnahan data: Setelah jangka waktu penyimpanan berakhir, dokumen atau data harus dihapus atau dimusnahkan dengan aman sesuai dengan persyaratan hukum atau kebijakan organisasi.

Melakukan audit: Audit dilakukan untuk memastikan bahwa proses retensi telah dilakukan dengan benar dan sesuai dengan persyaratan hukum atau kebijakan organisasi. Hal ini juga dapat membantu untuk memperbaiki proses retensi di masa depan.

Proses retensi harus dilakukan secara hati-hati dan teliti untuk memastikan bahwa dokumen atau data disimpan dengan benar dan aman serta memenuhi persyaratan hukum atau kebijakan organisasi. (mdk/ayi)

Geser ke atas Berita Selanjutnya

Cobain For You Page (FYP) Yang kamu suka ada di sini,
lihat isinya

Buka FYP

Pengumpulan Data Teknik Pengumpulan Data dalam Penelitian, Lengkap dengan Penjelasannya

Berikut teknik pengumpulan data beserta penjelasannya.

Baca Selengkapnya

be smart Cara Sederhana Agar Data Tidak Disalahgunakan buat Pinjol

Di tengah teknologi yang terus berkembang pesat, banyak cara menghindari kebocoran data.

Baca Selengkapnya

Asuransi Kepercayaan Masyarakat Jadi Kunci untuk Tingkatkan Literasi Reasuransi di Indonesia

Indonesia Re melihat perlu adanya transformasi pengelolaan aset terutama dalam hal digitalisasi data dan knowledge management.

Baca Selengkapnya

Kamu sudah membaca beberapa halaman,Berikut rekomendasi
video untuk kamu.

SWIPE UP

Untuk melanjutkan membaca.

penelitian Jelaskan Macam-Macam Data Penelitian dan Ciri-Cirinya, Penting Dipahami

Data penelitian adalah informasi yang diperoleh dari hasil pengamatan, pengukuran, atau pengumpulan fakta yang berkaitan dengan suatu masalah atau fenomena.

Baca Selengkapnya