Fungsi Public Relations Beserta Definisi dan Tujuannya, Pelajari Lebih Lanjut

Merdeka.com - Public relations adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.

Menurut Marsefio S. Luhukay dalam Jurnal Scriptura (2008:19), public relations hadir sebagai suatu kebutuhan untuk menjembatani organisasi dengan para pemangku kepentingan (stakeholders). Jembatan yang dibangun public relations adalah jembatan yang kokoh, berdiri atas dasar Trust, Honest, dan Credibility.

Fungsi public relations bila dilaksanakan dengan baik akan menjadi alat yang ampuh guna memperbaiki sistem di perusahaan dan mengembangkan peraturan, budaya perusahaan atau organisasi, suasana kerja atau internal perusahaan yang lebih kondusif dan peka terhadap karyawan.

Berikut adalah uraian selengkapnya mengenai definisi, tujuan, dan fungsi public relations yang patut diketahui.

Definisi Public Relations

Sebelum mengetahui fungsi public relations, pahami terlebih dahulu definisinya. Public relations merupakan metode komunikasi yang meliputi berbagai teknik. Di mana dalam kegiatannya, terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan atau perusahaan dengan publiknya.

Menurut The British Institute Of Public Relations, public relations adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.

© attn.com

Sementara menurut Cutlip dan Center dalam Effendy (2009:116), public relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik.

Dikutip dari  buku “Effective Public Relations” menurut Rex F. Harlow, dalam definisinya mencakup elemen konseptual dan operasional, public relations adalah fungsi manajemen tertentu yang membantu membangun dan menjaga lini komunikasi, pemahaman bersama, penerimaan mutual dan kerja sama antara organisasi dan publiknya.

Public relations melibatkan manajemen problem atau manajemen isu. Public relations membantu manajemen agar tetap responsif dan mendapat informasi terkini tentang opini publik. Public relations mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan publik.

Public relations membantu manajemen tetap mengikuti perubahan dan memanfaatkan perubahan secara efektif, dan public relations dalam hal ini adalah sebagai sistem peringatan dini untuk mengantisipasi arah perubahan (trends) dan public relations menggunakan riset dan komunikasi yang sehat dan etis sebagai alat utamanya (Cutlip, Center, & Broom, 2009:9).

Tujuan Public Relations

Menurut Frank Jefkins, dikutip oleh Neni Yulianita dalam bukunya Dasar-Dasar Public Relations, menyatakan bahwa tujuan public relations adalah untuk meningkatkan favourable image/citra yang baik dan mengurangi atau mengikis habis sama sekali unfavorable image/citra yang buruk terhadap organisasi tersebut (Yulianita, 2000:42).

Charles S. Steinberg juga menyatakan tujuan dari public relations, yakni menciptakan opini publik yang favourable tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh badan yang bersangkutan.

Penciptaan opini publik tersebut prosesnya dengan melaksanakan dan menerapkan program public relations, yang nantinya setelah dilaksanakan, maka public relations mengumpulkan tanggapan dari publiknya tentang program yang telah dilaksanakan, juga tanggapan mengenai perusahaan secara keseluruhan.

Bila mencermati kedua tujuan public relations di atas, maka dapat disimpulkan bahwa ada empat hal yang prinsip dari tujuan public relations yaitu:

1. Menciptakan citra yang baik.
2. Memelihara citra yang baik.
3. Meningkatkan citra yang baik.
4. Memperbaiki citra jika citra organisasi kita menurun/rusak.

Fungsi Public Relations

Ilmu manajemen menurut Ralph Currier dan Allan C.Filley dalam bukunya Principles of Management dikatakan bahwa istilah fungsi menunjukkan suatu tahap pekerjaan yang jelas dan dapat dibedakan, bahkan terpisah dari tahapan dengan pekerjaan lain. Oleh karena itu, Public Relations tersebut telah menunjukkan suatu kegiatan yang jelas dan dapat dibedakan dari kegiatan lainnya. 

Empat fungsi Public Relations yang paling utama adalah sebagai berikut: 

1. Bertindak sebagai communicator dalam kegiatan komunikasi pada organisasi perusahaan, prosesnya berlangsung dalam dua arah timbal balik (two way traffic reciprocal communication). Dalam hal ini, di satu pihak melakukan fungsi komunikasi berlangsung dalam bentuk penyampaian pesan dan menciptakan opini publik (public opinion).
2. Membangun atau membina hubungan (relationship) yang positif dan baik dengan pihak publik sebagai target sasaran, yaitu publik internal dan eksternal. Khususnya dalam menciptakan saling mempercayai (mutually understanding) dan saling memperoleh manfaat bersama (mutually symbiosis) antara lembaga/organisasi perusahaan dan publiknya.
3. Peranan back up management dan sebelumnya dijelaskan bahwa fungsi Public Relations melekat pada fungsi manajemen, menurut teori bahwa proses tersebut melalui tahapan yang terkenal POAC, yaitu singkatan dari planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggiatan), dan controlling (pengawasan).
4. Menciptakan citra perusahaan atau lembaga (corporate image) yang merupakan tujuan (goals) akhir dari suatu aktivitas program kerja PR campaign (kampanye PR), baik untuk keperluan publikasi maupun promosi. 

Menurut “OFFICIAL STATEMENT OF PUBLIC RELATIONS” dari Public Relations Society of America dalam (Cutlip, Center, & Broom, 2009:7) Fungsi PR mencakup hal-hal berikut: 

1. Memperkirakan, menganalisis, dan menginterprestasikan opini dan sikap publik, dan isu–isu yang mungkin mempengaruhi operasi dan rencana organisasi, baik itu pengaruh buruk maupun baik.
2. Memberikan saran kepada manajemen di semua level di dalam organisasi sehubungan dengan pembuat keputusan, jalannya tindakan, dan komunikasi dan mempertimbangkan ramifikasi publik dan tanggung jawab sosial atau kewarganegaraan organisasi.
3. Meriset, melaksanakan, dan mengevaluasi secara rutin programprogram aksi dan komunikasi untuk mendapatkan pemahaman publik yang dibutukan untuk kesuksesan organisasi. Ini mungkin mencakup program marketing, finansial, pengumpulan dana, karyawan, komunitas atau hubungan pemerintah, dan program-program lain.
4. Merencanakan dan mengimplementasikan usaha organisasi untuk mempengaruhi atau mengubah kebijakan publik.
5. Menentukan tujuan, rencana, anggaran, rekrutmen dan training staf, mengembangkan fasilitas ringkasnya, mengelola sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan semua hal tersebut.
6. Contoh-contoh ilmu pengetahuan yang dibutuhkan dalam praktik PR profesional adalah seni komunikasi, psikologi, psikologi sosial, sosiologi, ilmu politik, ekonomi, dan prinsip manajemen dan etika. Pengetahuan teknis dan keahlian teknik dibutuhkan untuk riset opini, analisis isu publik, relasi media, direct mail, publikasi advertising institusional, produksi film/video, acara special, pidato, dan presentasi.