General Affair adalah Jabatan di Bawah Kepala Operasional, Ini Tugas dan Fungsinya

Pengertian General Affair

© Rappler

Untuk memahami apa yang dimaksud dengan General Affair dalam perusahaan dapat dimulai dari pengertiannya terlebih dahulu. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa General Affair adalah jabatan dalam sebuah perusahaan yang berada di bawah divisi umum atau kepala operasional. Dalam hal ini General Affair atau GA biasanya mengurus berbagai hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Dalam struktur organisasi perusahaan yang sederhana, umumnya posisi GA digabung dengan Human Resource Development (HRD). Selain itu, GA juga biasanya ditempatkan pada divisi pembelian atau purchasing. Dalam beberapa bagian ini, GA pun banyak mengurusi banyak hal yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa, kegiatan pembelian, hingga pemeliharaan aset yang dimiliki perusahaan.

Tugas General Affair

Setelah memahami pengertian secara umum, berikutnya perlu diketahui apa saja tugas yang dijalankan oleh seorang General Affair dalam perusahaan. Dalam hal ini, tugas General Affair adalah semua hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Mulai dari pengadaan barang dan jasa, kegiatan pembelian, hingga pemeliharaan aset yang dimiliki perusahaan. Kami merangkum beberapa tugas General Affair adalah sebagai berikut :

1. Mengurus Pengadaan Barang

Tugas General Affair yang pertama adalah mengurus pengadaan barang. Dalam hal ini, GA akan memastikan barang atau aset perusahaan mana saja yang sudah harus diperbarui. Misalnya barang atau aset mengalami kerusakan atau sudah lama dan mengalami penurunan kinerja. Contohnya seperti pengadaan printer atau personal komputer untuk menunjang kinerja karyawan. Dalam kegiatan pengadaan barang harus dilakukan dengan tujuan yang jelas. Hal ini bertujuan agar masih dapat menekan biaya pengeluaran aset perusahaan dengan efektif.

2. Pembayaran dan Pembelian Rutin

Tugas General Affair berikutnya adalah melakukan pembayaran atau pembelian rutin perusahaan. Misalnya membeli persediaan air minum, alat tulis kantor, kertas, tinta printer, dan beberapa kebutuhan yang harus secara berkala. Bukan hanya itu, GA juga melakukan pembayaran rutin yang dibutuhkan perusahaan. Seperti listrik, air, telepon, hingga internet.

3. Mengontrol Pembayaran Tenaga Kerja Harian.

Tugas General Affair selanjutnya adalah mengontrol pembayaran tenaga kerja. Dalam hal ini, GA memiliki wewenang untuk menentukan besar gaji tenaga kerja harian di luar gaji karyawan. Sebab, gaji untuk karyawan harian lepas termasuk dalam keperluan bulanan kantor yang perlu dibayarkan dan dicatat dalam pembukuan.

4. Pemeliharaan Aset Perusahaan

Tugas General Affair juga mencakup pemeliharaan aset perusahaan yang dimiliki. Dalam hal ini, GA bertanggung jawab mengontrol dan memelihara aset yang ada di perusahaan. Sering kali GA juga menertibkan atau mengingatkan karyawan untuk memakai aset dengan baik dan tidak merusak. Hal ini dilakukan guna menekan biaya pengeluaran perusahaan.

5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

Urusan Renovasi dan pembukaan kantor cabang juga termasuk tugas yang dijalankan oleh General Affair. Dalam hal ini, GA bertugas untuk merinci biaya yang dibutuhkan untuk keperluan renovasi atau pembukaan kantor cabang. Dengan begitu, GA perlu mempertimbangkan faktor kelayakan hingga perkiraan dana yang akan diajukan untuk melakukan kegiatan tersebut.

Fungsi General Affair

©2014 Merdeka.com/shutterstock/violetkaipa

Setelah mengetahui pengertian dan tugas pokok, berikutnya perlu diketahui pula beberapa fungsi yang dijalankan oleh General Affair. Fungsi General Affair ini adalah berkaitan dengan tugas pokok yang dimilikinya. Mulai dari pemeliharaan dan perawatan, membuat laporan berkala, hingga menjalin hubungan baik dengan suplier. Beberapa fungsi General Affair adalah sebagai berikut:

1. Melakukan pemeliharaan dan perawatan berbagai fasilitas atau aset yang dimiliki perusahaan. Seperti toilet, gedung kantor, ruangan kantor, hingga instalasi listrik. Dalam hal ini, GA juga melakukan penilaian kondisi fasilitas sebelum mengajukan anggaran.
2. Membuat laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran. Seperti laporan aset, beban biaya kantor yang diperlukan dalam penilaian efektivitas investasi internal perusahaan.
3. Membantu urusan perizinan untuk keperluan perusahaan. Seperti perizinan yang melibatkan instansi pemerintah, kepolisian, wartawan dan lain sebagainya.
4. Membina hubungan baik dengan pihak suplier atau yang melakukan kerja sama dengan perusahaan. Jika GA masuk dalam bagian HRD berarti juga bertanggung jawab dalam membuat kontrak kerja, melakukan pembayaran, hingga melakukan komplain mewakili perusahaan.

Ketrampilan yang Harus Dimiliki

Setelah mengetahui tugas dan fungsi General Affair, berikutnya terdapat beberapa keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang dengan jabatan General Affair (GA). Beberapa keterampilan ini sangat dibutuhkan dalam menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik dan maksimal. Beberapa keterampilan yang harus dimiliki General Affair adalah sebagai berikut :

• Teliti
• Jujur
• Memiliki kemampuan problem solving yang baik
• Memiliki pengalaman pengurusan pengadaan barang di setiap departemen
• Memiliki kemampuan menyusun, mencatat pembelian, melakukan penilaian perawatan aset dengan baik
• Mempunyai kemampuan komunikasi interpersonal yang baik
• Dapat berkomunikasi dengan baik dan efektif
• Mampu mengelola manajemen waktu dengan baik
• Memahami teknik loby dan negosiasi dengan baik