Apa Itu Invoice? Ketahui Fungsi dan Penjelasannya

Merdeka.com - Apa itu invoice perlu diketahui setiap orang, terutama para pelaku usaha atau bisnis. Dalam mendokumentasikan setiap transaksi, biasanya perusahaan menggunakan bisnis, ada juga yang memakai kuitansi. Selain itu, invoice juga biasa dipakai para pekerja freelance, seperti penulis atau grapic designer.

Secara sederhana, invoice merupakan dokumen komersial yang digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjual dengan pembeli. Invoice harus dinyatakan dengan jelas bahwa dokumen tersebut merupakan invoice dengan mencantumkan tulisan invoice di laman atas atau laman depan dokumen.

Apa itu invoice berperan penting untuk membantu pelaku bisnis untuk mendokumentasikan atau mengarsipkan setiap transaksi. Maka dari itu, apa itu invoice dan fungsinya perlu diketahui. Berikut penjelasan mengenai apa itu invoice dan fungsinya:

Apa Itu Invoice?

©2014 Merdeka.com/shutterstock/EDHAR

Apa itu invoice penting untuk diketahui para pelaku bisnis. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah daftar kiriman barang yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pelanggan.

Secara umum, apa itu invoice adalah dokumen komersial yang merinci dan mendokumentasikan transaksi antara penjual dan penyedia jasa dengan klien. Jika produk atau jasa dalam transaksi tersebut dibayar secara kredit, invoice biasanya memuat penjelasan secara spesifik terkait ketentuan pembayaran.

Melansir dari laman Investopedia, invoice menunjukkan bahwa pembeli berutang atau belum membayar barang order-nya kepada penjual. Jika dilihat dari sudut pandang penjual, invoice untuk penjualan barang atau layanan disebut invoice penjualan.

Fungsi Invoice

Apa itu invoice berperan penting untuk sebuah perusahaan. Dengan adanya invoice, bisa memudahkan perusahaan menghitung dan menjadi bukti adanya transaksi pembukuan. Selain itu, ada sejumlah fungsi invoice lainnya bagi perusahaan, antara lain:

Sebagai Bukti Pembayaran

Fungsi invoice yang pertama, yaitu sebagai bukti pembayaran ketika membeli barang atau produk suatu perusahaan. Bukti pembayaran ini digunakan sebagai dokumen intruksional yang membantu pembayaran, pembelian barang, atau penggunaan jasa yang dilakukan sebelumnya.

Invoice dibuat karena tagihan atau pembayaran yang cukup besar sehingga dibutuhkan sekali bukti pembayarannya. Bila nanti ada hal-hal yang tidak diinginkan, invoice bisa dijadikan bukti.

Sebagai Bukti Laporan Pajak

Fungsi invoice selanjutnya, yaitu sebagai bukti laporan pajak. Setiap perusahaan pasti akan membayar pajak setiap tahunnya. Selain digunakan sebagai pembukuan seluruh transaksi, invoice juga dapat digunakan sebagai bukti laporan pajak.

Sebagai Dokumen Perusahaan

Salah satu fungsi invoice dibuat adalah untuk memudahkan pembukuan akuntansi dan sebagai bukti dokumen dari penjualan barang atau jasa. Invoice sangat penting untuk menyimpan bukti arsip keuangan yang rinci sehingga jika suatu saat dibutuhkan akan ditemukan dengan mudah.

Keamanan Secara Hukum

Invoice juga dapat melindungi usaha kecil dari tuntutan hukum perdata yang tidak benar. Dengan adanya invoice, terdapat bukti bahwa pemilik usaha telah memberikan barang atau jasa tertentu pada waktu tertentu. Maka dari itu, invoice berperan penting bagi bisnis karena menggambarkan kesepakatan antara bisnis dengan klien yang bersangkutan.

Mendukung Pemasaran

Fungsi invoice lainnya, yaitu mendukung pemasaran. Invoice menyediakan data berharga terkait perubahan penjualan dari waktu ke waktu. Secara tidak langsung, invoice bisa membantu Anda membuat forecast yang akurat. Selain itu, invoice juga berharga ketika Anda sedang menyusun strategi pemasaran.

Cara Membuat Invoice

©2014 Merdeka.com/shutterstock/EDHAR

Setelah mengetahui apa itu invoice dan fungsinya, kini Anda bisa membuat invoice. Dikutip dari prospeku.com, berikut cara membuat invoice:

1. Menyisipkan logo dan nama perusahaan pada kop invoice.

2. Beri baris untuk menulis identitas pembeli dan penjual.

3. Buat tabel yang berisi nama produk, nomor, deskripsi, jumlah, satuan, harga, diskon, dan jumlah harga.

4. Sisipkan baris PPN dan total pembayaran.

5. Beri baris untuk catatan tambahan di bawah tabel apabila diperlukan.

6. Beri keterangan tempat, waktu, tanda tangan, dan nama terang klien sebagai bukti sah invoice.

Ada sejumlah contoh invoice berdasarkan format invoice tersebut, antara lain:

1. Invoice Tagihan. Invoice ini memuat informasi mengenai barang, jumlah barang yang akan ditagihkan dan total harga barang yang perlu dibayarkan.

2. Invoice sederhana. Invoice ini memuat semua informasi yang akan digunakan oleh pihak penjual maupun pembeli.

3. Invoice jasa. Struktur yang dipakai pada invoice jasa lebih sederhana dari invoice barang. Hal ini dikarenakan transaksi penggunaan jasa tidak sebanyak transaksi yang dilakukan pada penjualan barang. (mdk/jen)