Fungsi Sekretaris, Pengertian, Beserta Tugas-tugasnya dalam Organisasi

merdeka.com Sekitar 3 Tahun yang lalu

Merdeka.com - Seorang sekretaris terkadang dapat mengambil tanggung jawab lebih dari sekadar menjawab telepon dan menerima pesan. Sekretaris juga dapat mengandalkan beragam keterampilan untuk membantu mereka berhasil dalam pekerjaan mereka.

Sering kali, sekretaris mungkin merupakan individu yang bertanggung jawab untuk menjaga agar administrasi dan operasi kantor berjalan dengan lancar.

Dalam kapasitas ini, penting bagi sekretaris untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan, dan mampu membuat catatan yang jelas dan akurat karena peran sekretaris terutama untuk membuat catatan resmi rapat.

Orang lain juga bertanya?

Berikut merdeka.com merangkum fungsi sekretaris, pengertian, beserta tugas-tugasnya:

Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah seorang profesional administrasi yang memainkan peran integral dalam bisnis dan lingkungan organisasi lainnya. Sekretaris biasanya adalah individu yang memelihara dan mengatur tugas kantor, menerapkan prosedur dan melaksanakan tugas administrasi tambahan, tergantung pada sifat pekerjaan mereka.

Misalnya, tugas administratif yang menjadi tanggung jawab sekretaris dapat berbeda antara industri seperti hukum, sektor perusahaan swasta, dan entitas pemerintah. Namun, seorang sekretaris mungkin bertanggung jawab atas beberapa tugas umum yang dapat mencakup:

Bekerja dalam kapasitas resepsionis untuk menyambut klien, pelanggan, dan pengunjung

Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon

Mengatur dokumen dan dokumen dan memelihara sistem pengarsipan

Membantu supervisor dan staf dengan proyek dan tugas perusahaan

Fungsi Sekretaris dalam Perusahaan

Fungsi Sekretaris sebagai Pejabat Eksekutif:

Sekretaris harus bertindak sebagai Pejabat Eksekutif. Dia harus menjalankan fungsi resmi. Dia bertanggung jawab atas uang tunai, rekening, catatan, saham, urusan publisitas. Sekretaris harus mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor.

Fungsi Sekretaris sebagai Petugas Penghubung:

Sekretaris harus bertindak sebagai petugas penghubung. Dia adalah penghubung antara manajemen puncak dan staf dan, melalui dia keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan karyawan disampaikan oleh sekretaris kepada manajemen.

Sekretaris juga bertindak sebagai humas organisasi kepada pemerintah dan masyarakat umum. Dalam kasus perusahaan sekretaris harus menjaga hubungan yang erat antara direksi dan kepala departemen dan juga antara direksi dan staf.

Fungsi Sekretaris sebagai Penasihat Manajemen :

Sekretaris adalah Penasehat Manajemen. Dalam kebanyakan kasus, otoritas sangat bergantung pada nasihat sekretaris. Pendapatnya sangat berharga bagi manajemen. Sifat yang tepat dan tingkat saran yang diberikan oleh sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat dan ukuran organisasi.

Sekretaris memberikan nasihatnya dengan bijaksana di bawah penutup saran, sebaliknya akan melukai ego majikan jika dia merasa sedang dinasihati oleh bawahannya.

Sekretaris sebuah pemerintahan di departemen fasih dengan kegiatan departemennya dan tahu kebijakan apa yang harus diambil untuk menjalankan departemennya. Oleh karena itu, ia berada dalam posisi yang lebih baik untuk memberi saran kepada para menteri tentang tindakan yang harus diambil untuk merumuskan keputusan kebijakan pemerintah.

Tugas Sekretaris

Tugas dan tanggung jawab sekretaris

Tugas sekretaris dapat bervariasi tergantung di mana mereka bekerja, dan terkadang sekretaris melebihi persyaratan pekerjaan mereka.

Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon
Mengatur dan mendistribusikan pesan
Menjaga jadwal perusahaan
Mengatur dokumen dan file
Menyambut klien bisnis dan tamu
Mendokumentasikan informasi keuangan
Memelihara dan memesan perlengkapan kantor
Menjadwalkan rapat dan konferensi
Membantu eksekutif dengan tugas proyek
Staf pengawas dan karyawan baru
Berkoordinasi dengan organisasi lain
Menerapkan prosedur administrasi

Manfaat Mengikuti Organisasi

Mengikuti organisasi memiliki banyak manfaat yang dapat berpengaruh positif pada kehidupan pribadi dan profesional. Berikut lima manfaat utama dari mengikuti organisasi:

1. Pengembangan Keterampilan Kepemimpinan dan Manajemen:

Berpartisipasi dalam organisasi sering kali memberikan kesempatan untuk mengembangkan keterampilan kepemimpinan dan manajemen. Anda dapat belajar bagaimana mengorganisir acara, mengelola tim, membuat keputusan, dan memecahkan masalah. Keterampilan ini sangat berharga di dunia profesional.

2. Peningkatan Jaringan Sosial dan Profesional

Bergabung dengan organisasi memungkinkan Anda bertemu dengan banyak orang dari berbagai latar belakang. Ini membantu memperluas jaringan sosial dan profesional Anda, yang bisa bermanfaat dalam karier di masa depan. Jaringan yang kuat sering kali membuka peluang kerja, kolaborasi, dan dukungan dalam berbagai proyek.

3. Pengembangan Keterampilan Interpersonal

Berinteraksi dengan anggota organisasi lainnya membantu Anda mengasah keterampilan interpersonal seperti komunikasi, kerja sama tim, dan empati. Keterampilan ini penting untuk membangun hubungan yang sehat dan produktif baik dalam lingkungan kerja maupun kehidupan sehari-hari.

4. Kesempatan Belajar dan Pengembangan Diri

Organisasi sering menyelenggarakan berbagai acara seperti seminar, workshop, dan pelatihan yang dapat meningkatkan pengetahuan dan keterampilan Anda. Mengikuti kegiatan ini memberikan kesempatan untuk belajar hal-hal baru, mendapatkan wawasan, dan mengembangkan diri secara profesional dan pribadi.

5. Meningkatkan Rasa Tanggung Jawab dan Disiplin

Terlibat dalam organisasi sering kali mengharuskan Anda untuk mengelola waktu dengan baik dan menjalankan tugas-tugas tertentu. Hal ini membantu meningkatkan rasa tanggung jawab dan disiplin diri, yang merupakan kualitas penting untuk mencapai kesuksesan dalam berbagai aspek kehidupan. (mdk/amd)