Fungsi Kantor beserta Tujuannya, Berikut Penjelasannya

merdeka.com Sekitar 3 Tahun yang lalu

Merdeka.com - Jika ada satu tempat selain rumah di mana Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda, itu adalah kantor. Bangunan ini biasa digunakan sebagai tempat bekerja bagi banyak orang. Di dalamnya, kita akan menemukan berbagai aktivitas dan kesibukan.

Kata kantor sendiri adalah serapan dari bahasa Belanda yaitu kantoor. Kantor adalah sebutan untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor tidak harus berbentuk gedung tinggi, karena suatu kamar atau ruangan kecil pun dapat disebut sebagai kantor.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah kantor artinya suatu tempat untuk mengurus pekerjaan, atau tempat bekerja. Ini adalah pusat atau otak dari sebuah perusahaan atau organisasi. Kantor melakukan fungsi klerikal seperti pengumpulan informasi, pencatatan analisis, distribusi informasi dan fungsi eksekutif seperti perencanaan, perumusan kebijakan, organisasi, pengambilan keputusan dan lain sebagainya.

Orang lain juga bertanya?

Dilansir dari laman gurupendidikan.co.id, tujuan didirikannya kantor adalah untuk memberikan sistem pelayanan berupa komunikasi dan penyimpanan, serta berkumpulnya orang-orang yang mengerjakan sesuatu untuk mencapai target yang telah ditentukan.

Selain tujuannya, kami akan membahas lebih dalam tentang apa fungsi kantor yang dilansir dari laman kullabs.com.

Fungsi Dasar

Kegiatan rutin seperti mengumpulkan dan mendistribusikan informasi disebut sebagai fungsi kantor yang dasar. Fungsi kantor ini melibatkan fungsi-fungsi seperti pengumpulan, perekaman, analisis, penyimpanan, dan distribusi informasi. Setiap jenis usaha akan melakukan fungsi kantor yang dasar ini. Kegiatan dasar kantor dijelaskan sebagai berikut:

Menerima dan mengumpulkan informasiIni adalah fungsi kantor yang utama, untuk mengumpulkan informasi dari sumber yang berbeda. Secara umum, ada dua sumber informasi untuk kantor yaitu internal dan eksternal. Informasi internal disediakan dari unit bisnis yang berbeda. Di sisi lain, sumber eksternal berasal dari lembaga yang mengumpulkan dan mendistribusikan informasi.

Merekam informasiKantor akan mencatat informasi yang tersedia dari sumber yang berbeda di 'buku masuk' dan 'buku pengiriman'. Informasi yang diperoleh dari luar organisasi seperti surat, tagihan, pesanan dll dicatat dalam buku-buku internal. Informasi yang diberikan oleh organisasi kepada orang luar dicatat dalam buku pengiriman. Sistem informasi pencatatan ini membantu mengatur catatan dan pesan bisnis.

MenganalisaHal ini berkaitan dengan studi detail dari informasi yang dikumpulkan. Informasi yang dikumpulkan dari berbagai sumber adalah bentuk mentah yang belum diproses. Dalam fungsi kantor ini, informasi dipelajari secara rinci guna menemukan kebutuhan informasi untuk tujuan di masa depan.

Menyimpan informasiInformasi yang direkam harus dilindungi untuk tujuan di masa yang akan datang. Tingkat kebutuhan informasi akan menentukan berapa lama informasi tersebut harus dilindungi. Sesuai dengan pentingnya informasi, sebuah kantor akan menyimpan informasi dalam file terpisah.

Distribusi InformasiMerupakan fungsi dasar dari setiap kantor untuk mendistribusikan informasi kepada orang dan departemen terkait. Informasi yang dikumpulkan didistribusikan ke berbagai orang dan departemen untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dan kegiatan lainnya.

Fungsi Administratif

Fungsi kantor jenis administrasi berkaitan dengan pengelolaan suatu organisasi bisnis. Ini adalah fungsi tingkat tinggi dan sifatnya non-rutin. Fungsi kantor ini berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia, pembelian, dan pengendalian perlindungan sumber daya aset, hubungan masyarakat dll. Fungsi administrasi kantor dijelaskan sebagai berikut:

Fungsi manajerialKegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan manajemen bisnis seperti perencanaan, pengarahan, pengendalian, pengorganisasian, dll disebut sebagai fungsi manajerial. Orang-orang dengan jabatan tinggi di organisasi terlibat dalam aktivitas manajerial dari kantor. Fungsi manajerial diperlukan untuk keberhasilan mencapai fungsi.

Fungsi sumber daya manusiaFungsi sumber daya manusia berkaitan dengan penempatan karyawan yang tepat di tempat yang tepat. Merupakan tanggung jawab kantor untuk menentukan kebutuhan orang-orang dengan keterampilan yang berbeda dan menempatkan mereka pada posisi yang tepat setelah memilih kandidat yang sesuai. Kantor akan membuat catatan kinerja karyawan, memberikan reward, dan manfaat.

Fungsi pembelian dan kontrolKantor akan melibatkan identifikasi aset yang berbeda dan kebutuhan sumber daya untuk bisnis. Ini adalah fungsi dasar kantor untuk membeli aset yang sesuai dengan harga yang wajar. Kantor mengembangkan mekanisme sistematis untuk membeli aset dan sumber daya lain yang diperlukan untuk bisnis dengan biaya seminimal mungkin.

HumasHubungan dengan publik seperti pemegang saham, kreditur, pemasok, media, kelompok sosial, pelanggan, komunitas dll disebut sebagai hubungan masyarakat. Merupakan tanggung jawab kantor untuk menjaga hubungan dengan orang-orang yang secara langsung atau tidak langsung berhubungan dengan bisnis. Kantor memelihara hubungan dekat dengan publik dengan mendistribusikan informasi secara teratur dan menyelenggarakan berbagai kegiatan.

Melindungi propertiKantor harus melindungi properti dan aset organisasi. Aktivitas ini dapat berupa memelihara catatan aset dan memberikan informasi terbaru tentang situasi saat ini. Merupakan tanggung jawab kantor untuk melindungi aset dari pencurian dan kerusakan seperti kebakaran, kecelakaan, banjir, dll. Kantor harus menyediakan pemeliharaan rutin atas sumber dayanya.

Pengembangan sistem dan prosedurSistem dan prosedur diperlukan agar berhasil menyelesaikan berbagai aktivitas. Fungsi kantor digunakan untuk mengembangkan prosedur dan sistem berbeda yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Ini membantu membawa kesederhanaan ke dalam setiap pekerjaan kantor. Oleh karena itu, sebuah kantor harus memiliki sistem dan prosedur yang dikembangkan untuk melaksanakan setiap pekerjaan.

(mdk/ank)

Geser ke atas Berita Selanjutnya

Cobain For You Page (FYP) Yang kamu suka ada di sini,
lihat isinya

Buka FYP

Jokowi Presiden Jokowi Bentuk Kantor Komunikasi Kepresidenan, Ini Tugasnya

Perpres ini ditandatangani Jokowi pada 15 Agustus 2024 dan diundangkan pada hari yang sama.

Baca Selengkapnya

Organisasi Masyarakat Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam Organisasi, Perlu Diketahui

sekretaris mempunyai peran penting dalam setiap organisasi.

Baca Selengkapnya

Konten Menarik Pengertian Teknologi Informasi dan Komunikasi, Lengkap beserta Fungsi dan Manfaatnya

Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) merujuk pada penggunaan teknologi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi.

Baca Selengkapnya

masalah keuangan Fungsi Manajemen Keuangan beserta Arti dan Tujuannya yang Penting Diketahui

Dalam dunia bisnis, manajemen keuangan menjadi salah satu elemen penting dalam menjaga keberhasilan dan kesehatan perusahaan.

Baca Selengkapnya

Direktur Keuangan Terungkap, Begini Pentingnya Posisi CFO di Sebuah Perusahaan

CFO memiliki peranan yang sangat strategis, mengingat tanggung jawab sebagai pengelola keuangan perusahaan.

Baca Selengkapnya

Kepemimpinan Penjelasan Kepemimpinan Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya

Kepemimpinan adalah suatu kemampuan atau keterampilan seseorang untuk mengarahkan, mempengaruhi, dan memotivasi orang lain dalam mencapai tujuan tertentu.

Baca Selengkapnya