Cara Membuat Nomor Surat Berformat Secara Otomatis di Excel, Permudah Pekerjaan

merdeka.com Sekitar 3 Tahun yang lalu

Merdeka.com - Menulis surat bisnis atau formal, diperlukan ketelitian dari setiap bagian. Karena secara tidak langsung surat yang ditulis memengaruhi cara penerima, melihat keterbacaan dan profesionalisme tulisan Anda.

Sebaiknya menulis surat bisnis atau formal menggunakan prinsip gaya penulisan yang umum dan standar, sesuai dengan topik tertentu. Kualitas tulisan juga semakin kuat dengan gaya penulisan angka dan jumlah lain dengan tepat. Trik utamanya adalah konsisten sepanjang waktu.

Termasuk cara membuat nomor surat yang tepat. Selain membantu Anda dalam pengarsipan. Nomor surat juga mempermudah Anda mengetahui surat yang sudah dikeluarkan suatu instansi atau lembaga.

Orang lain juga bertanya?

Karenanya patut diperhatikan dengan seksama cara membuat nomor surat resmi. Saat ini dengan kecanggihan komputer dan perkembangan, tak perlu repot lagi memerhatikan setiap angka nomor surat satu per satu. Karena Anda bisa mengandalkan Microsoft Excel untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan.

Berikut cara membuat nomor surat berformat secara otomatis di Ms. Excel.

Bagian Surat Resmi

ilustrasi surat lamaran kerja

Ilustrasi surat ©Shutterstock.com/Andrey_Popov

Sebelum melangkah dalam cara membuat nomor surat, Anda harus memahami dahulu setiap bagian surat. Surat resmi setidaknya memiliki sebelas unsur atau bagian, di antaranya:

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Bagian paling atas ini memuat informasi berupa nama, logo, indentitas, dan alamat kantor atau instansi pengirim surat. Semisal ada alamat online bisa dicantumkan, seperti email dan website. Serta fax instansi.

2. Tempat dan Tanggal Surat3. Nomor Surat4. Lampiran yang Disertakan5. Hal atau Perihal6. Alamat Tujuan7. Salam Pembuka8. Isi Surat9. Salam Penutup10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan11. Tembusan (jika ada)

Cara Membuat Nomor Surat

Melansir dari bahasa.foresteract, setiap surat resmi harus memiliki nomor surat. Hanya dimiliki oleh instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan resmi. Penggunaan nomor surat disusun urut dari kode surat, tanggal bulan, dan tahun penulisan surat.

Nomor surat berfungsi memudahkan penyimpanan, serta mengetahui surat yang sudah dikeluarkan. Letak nomor surat pun disesuaikan dengan bentuk dan sitem penulisan. Bisa di sebelah kiri atas untuk yang berperihal. Sedangkan nomor surat yang di tengah atau bawah judul, khusus yang memiliki judul surat. Contoh cara membuat nomor surat pada surat resmi:

034/CNG/03/09/2023

321/INA/XI/2019

Cara Membuat Nomor Surat Berformat di Excel

Microsoft Excel memang diperuntukkan sebagai program pengolah angka. Ada banyak fungsi lain pula di dalamnya yang mampu mempermudah pekerjaan. Termasuk cara membuat nomor surat berformat yang bisa disusun secara otomatis.

Berikut cara membuat nomor surat berformat secara otomatis di Microsoft Excel, seperti dilansir dari Rumuslengkap:

1. Membuat Tabel

cara membuat nomor surat di excel

Langkah pertama dalam halaman kosong dari Ms. Excel, buatlah tabel. Sesuai jumlah yang Anda butuhkan.

Kemudian buatlah kolom yang terdiri dari Nomor, Tujuan, Tanggal, dan juga nomor surat.

Isi seluruh kolom, kecuali bagian nomor surat.

Lalu di kolom D4, masukkan rumus berikut:

=IF(C4=””;””;CONCATENATE(TEXT(A4;”000″);”/Pan/PHBN/”;ROMAN(MONTH(C4));”/”;YEAR(C4)))

Huruf Pan/PHBN di tengah sebagai simbol instansi atau lembaga yang digunakan. Ubah bagian itu saja, sesuai yang Anda inginkan.

Mohon teliti dalam penulisan rumus. Sebab kesalahan satu saja, bisa merubah fungsi jadi rusak. Jika sudah, tekan enter.

2. Tarik ke Kolom Bawah

cara membuat nomor surat di excel

Jika sudah muncul hasilnya, langkah berikutnya cukup menarik cursor ke bawah.

Nomor surat akan muncul secara otomatis. Sehingga tak perlu memasukkan nomor secara manual lagi. Pekerjaan membuat nomor surat menjadi lebih mudah.

3. Keterangan

Angka 001 merupakan penomoran dari surat yang sudah disesuaikan, dengan menggunakan isi cel A4 di tabel NO.

Sementara ROMAN ialah angka romawi yang mengartikan bulan saat Anda membuat surat tersebut.

Year berarti tahun saat surat itu dibuat, bagian ini menunjuk pada teks yang ada di cel C44. Bisa Anda sesuaikan sendiri. Rumus menyesuaikan yang tertulis di pasca sel C4.

Itulah penjelasan singkat mengenai surat resmi serta cara membuat nomor surat berformat secara otomatis menggunakan Microsoft Excel. Begitu mudah untuk dipraktikkan. Tentunya mempercepat juga dalam mengerjakan tugas. Selamat mencoba. (mdk/kur)